Accesso agli atti inesistenti: la domanda di ostensione è infondata (TAR Lazio n. 182 del 03.03.2026)

Principi di diritto (Massima)
La domanda di accesso documentale e di accesso civico generalizzato è infondata quando l’amministrazione, anche in corso di giudizio, confermi l’inesistenza di documentazione ulteriore rispetto agli atti già conosciuti dal richiedente. L’art. 116 cod. proc. amm. non consente di ordinare l’ostensione di atti che l’ente dichiari e dimostri di non possedere, perché l’accesso presuppone l’esistenza materiale del documento. Il ricorso è ricevibile quando è notificato entro il termine di trenta giorni dalla formazione del diniego per silentium. È ammissibile la richiesta riferita a una vicenda amministrativa circoscritta e identificabile, anche senza l’indicazione analitica degli estremi dei documenti.

Il Fatto

Una società ha proposto al Comune un preventivo per la fornitura di un servizio di inventario hardware e software del patrimonio informatico, quantificato in euro 4.990,00 oltre IVA su base annua. L’amministrazione non ha accettato il preventivo, perché conteneva una clausola di rinnovo automatico vietata dalla legge, e ha limitato l’affidamento alla sola annualità 2021 con determinazione dirigenziale, ricevendo la controfirma della società.

Assumendo che il servizio fosse stato utilizzato anche negli anni successivi, la società ha dapprima chiesto il pagamento di euro 19.960,00, poi ha formulato istanza di accesso a tutti gli atti e le comunicazioni relativi all’utilizzo effettivo del servizio per gli anni 2022-2025. Non avendo ricevuto risposta, ha impugnato il diniego tacito davanti al giudice amministrativo, chiedendo anche l’accertamento del diritto di accesso.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge l’eccezione di irricevibilità del Comune. L’istanza di accesso è stata presentata il 15 ottobre 2025, il diniego per silentium si è formato il 14 novembre 2025 e il ricorso è stato notificato il 10 dicembre 2025, entro il termine perentorio di trenta giorni fissato dall’art. 116 cod. proc. amm.

Il ricorso è altresì ammissibile. La richiesta riguarda una vicenda amministrativa circoscritta e facilmente identificabile dagli uffici, ossia l’esecuzione di uno specifico contratto pubblico. La mancata precisazione degli estremi identificativi dei documenti non ne determina l’inammissibilità.

Nel merito la pretesa conoscitiva è manifestamente infondata. L’amministrazione ha confermato in corso di giudizio, depositando la nota del 16 gennaio 2026, quanto già comunicato con la nota del 24 giugno 2025: il contratto ha prodotto effetti solo per il 2021 e non vi è stato alcun provvedimento successivo di rinnovo o proroga.

Dal fascicolo risulta che la fattura n. 85-FE del 16 marzo 2022, emessa per l’erogazione del servizio nel 2021, è stata saldata con atto di liquidazione del 2 dicembre 2022. Non esistendo documentazione ulteriore rispetto alla determinazione di affidamento e ai suoi allegati, essa non può essere ostesa né in sede di accesso documentale né di accesso civico generalizzato.

La società non ha offerto alcun supporto probatorio alla tesi della prosecuzione del rapporto dopo il 2021. Le comunicazioni inviate all’amministrazione nel dicembre 2022 e nel marzo 2023, rimaste prive di riscontro, non dimostrano l’esistenza di atti amministrativi suscettibili di ostensione. Il ricorso è quindi rigettato, con condanna della società alle spese di giudizio, liquidate in euro 2.500,00 oltre accessori di legge.