Accesso agli atti e inesistenza del documento: nessuna ostensione possibile (TAR Toscana n. 132 del 28.01.2025)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso ai documenti amministrativi, il giudice non può ordinare l’ostensione di atti dei quali non sia provata l’esistenza e la disponibilità, perché l’ordine sarebbe insuscettibile di esecuzione per mancanza dell’oggetto. Spetta all’amministrazione destinataria dell’istanza indicare, sotto la propria responsabilità, gli atti inesistenti che non è in grado di esibire. Il diritto di accesso, ai sensi dell’art. 22, comma 1, lett. d), della legge n. 241/1990, presuppone un documento già formato ed esistente: non può avere ad oggetto notizie o informazioni che richiederebbero un’attività di ricerca ed elaborazione da parte dell’amministrazione, posto che il successivo comma 4 esclude l’accesso alle informazioni che non abbiano forma di documento amministrativo.

Il Fatto

Il ricorrente, appuntato scelto dei Carabinieri in servizio presso un Consolato d’Italia all’estero, veniva sottoposto a procedimento disciplinare a seguito di un diverbio con il Console, alla presenza di due testimoni, conclusosi con l’irrogazione della sanzione della consegna di cinque giorni. Contro il provvedimento sanzionatorio il militare proponeva ricorso gerarchico; successivamente riceveva comunicazione della cessazione dell’impiego presso il Consolato per perdita dei requisiti e veniva trasferito presso altra Compagnia.

Dopo una prima istanza di accesso accolta, il militare presentava una nuova istanza per acquisire le relazioni scritte delle persone presenti ai fatti, motivandola con la necessità di integrare il ricorso gerarchico. L’amministrazione non dava corso all’istanza. Il ricorrente adiva quindi il TAR per l’accertamento dell’illegittimità del silenzio e la condanna all’ostensione.

La Motivazione della Corte

Le amministrazioni intimate eccepivano il difetto di legittimazione passiva del Ministero degli affari esteri e, nel merito, il Comando dei Carabinieri dichiarava sotto la propria responsabilità che i documenti richiesti non esistevano: all’amministrazione era stato sufficiente acquisire le dichiarazioni dei testimoni in forma verbale, senza necessità di relazioni scritte. Il collegio ha disposto in via preliminare l’estromissione del Ministero degli affari esteri, estraneo alla controversia.

Nel merito, il Tribunale richiama il principio per cui, in assenza di prova dell’effettiva esistenza e disponibilità della documentazione, non è possibile ingiungere l’ostensione, che sarebbe insuscettibile di esecuzione per mancanza dell’oggetto (Cons. Stato, sez. V, 17 agosto 2023, n. 7787). L’ordine di esibizione non può riguardare i documenti non più esistenti o mai formati, spettando alla P.A. indicare sotto la propria responsabilità gli atti inesistenti (TAR Lazio, Roma, sez. IV, 11 aprile 2024, n. 7024).

Nel caso concreto, la dichiarazione di inesistenza resa in giudizio è corroborata da un dato oggettivo: né la relazione del Console, né la lettera di contestazione degli addebiti, né il provvedimento disciplinare, né il decreto di rigetto del ricorso gerarchico fanno mai riferimento a relazioni scritte dei testimoni. Tali elementi sono stati ritenuti idonei a dimostrare l’inesistenza dei documenti richiesti.

Il Tribunale respinge anche la richiesta, formulata per la prima volta con la memoria di replica, di ordinare all’amministrazione di far redigere per iscritto le dichiarazioni ai testimoni. L’art. 22, comma 1, lett. d), della legge n. 241/1990 definisce documento amministrativo ogni rappresentazione del contenuto di atti detenuti dalla P.A.; il comma 4 esclude l’accesso alle informazioni che non abbiano forma di documento. L’accesso, dunque, deve riguardare documenti già formati ed esistenti, non informazioni che richiederebbero attività di ricerca ed elaborazione (TAR Lazio, Roma, sez. III, 26 gennaio 2023, n. 1438).

Il ricorso è stato conseguentemente respinto. Il collegio ha tuttavia disposto la compensazione delle spese, considerando che già con la nota di risposta alla prima istanza l’amministrazione avrebbe potuto informare l’interessato dell’inesistenza dei documenti richiesti.