Accesso agli atti e nesso di strumentalità con la situazione tutelata (TAR Toscana n. 1139 del 10.10.2024)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi presuppone un interesse diretto, concreto e attuale e richiede la verifica del rapporto di strumentalità conoscitiva tra il documento richiesto e la situazione giuridica tutelata. L’onere di dimostrare tale collegamento grava sull’istante, che deve rappresentare adeguatamente le finalità dell’accesso. L’amministrazione e il giudice compiono un giudizio estrinseco sull’esistenza di un bisogno di conoscenza differenziato e sulla pertinenza del documento, senza sindacare la concreta utilità della documentazione. L’ostensibilità non è subordinata alla pendenza di un giudizio, purché l’istanza non abbia carattere emulativo né tenda al controllo generalizzato sull’operato della pubblica amministrazione. Il diniego è legittimo quando il documento è estraneo alla sequenza causale dei pregiudizi prospettati.

Il Fatto

Il ricorrente, destinatario di un esposto-querela presentato dal Sindaco e da altri rappresentanti del Comune, è stato tratto a giudizio penale ed è stato assolto con sentenza del 1 febbraio 2024 per insussistenza del fatto. All’indomani della decisione ha chiesto al Comune di accedere alla nota che il Sindaco aveva indirizzato al Segretario generale il 5 dicembre 2016, menzionata in una delibera di Giunta, per valutare l’intrapresa di azioni legali a tutela della propria onorabilità.

Il Segretario comunale ha respinto l’istanza con provvedimento del 12 marzo 2024, ritenendo la nota non ostensibile perché correlata alla successiva delibera di attivazione della tutela legale. Il ricorrente ha impugnato il diniego chiedendo la condanna del Comune all’esibizione e al rilascio di copia. Il Comune non si è costituito.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dall’art. 22, comma 1, lett. b), della legge n. 241/1990 e richiama la giurisprudenza secondo cui l’interesse all’accesso deve essere collegato alla posizione sostanziale di cui l’istante si assume titolare, impedendone o ostacolandone il soddisfacimento (Cons. Stato, A.P., n. 10 del 2020). L’onere di dimostrare il collegamento tra documento ed esigenze di cura e difesa ricade sulla parte istante, così da consentire all’amministrazione di controllare la pertinenza della richiesta (Cons. Stato, A.P., nn. 19, 20 e 21 del 2020).

La Corte precisa i limiti del sindacato. Non serve una lesione in atto né la pendenza di un giudizio: l’ostensibilità non è condizionata alla dichiarazione di voler agire in giudizio. Tuttavia l’amministrazione conserva un controllo limitato all’esistenza del collegamento tra situazione giuridica e documento, e il giudice valuta in astratto le necessità difensive e la pertinenza, senza poter sindacare l’utilità concreta della documentazione (Cons. Stato, sez. IV, n. 4838 del 2017). Resta fermo il divieto di controllo generalizzato ex art. 24, comma 3, della legge n. 241/1990.

Applicando tali principi, il Collegio rileva che il ricorrente ha motivato l’istanza con l’esigenza di valutare azioni legali per la lesione dell’onorabilità subita nel processo penale. Manca però la connessione tra questa situazione e la nota sindacale del 2016. La fonte della responsabilità prospettata va ricercata nella presentazione dell’esposto-querela, che coinvolge a pari titolo tutti i firmatari, senza necessità di conoscere la nota.

Quest’ultima rappresenta, al più, l’atto di impulso della decisione di attivare la tutela giudiziaria ed è assorbita dalla delibera di Giunta, a sua volta superata dalla scelta concreta di rivolgersi all’autorità penale. La nota è quindi improduttiva di effetti esterni e la sua conoscenza non è di alcuna utilità per le finalità di tutela prospettate, nemmeno in relazione ai danni da diffusione a mezzo stampa o da affermazioni contenute in una memoria difensiva.

Il diniego è pertanto ritenuto lecito per ragioni in parte diverse da quelle addotte dal Comune, ma pienamente valutabili nel giudizio sul rapporto sostanziale (Cons. Stato, sez. V, n. 3454 del 2022; Cons. Stato, sez. III, n. 6656 del 2021). Il ricorso è respinto; nulla sulle spese per la mancata costituzione dell’amministrazione.