Accesso agli atti e ottemperanza: obbligo di dichiarazione di inesistenza dei documenti (TAR Marche n. 33 del 13.01.2024)

Principi di diritto (Massima)
In sede di ottemperanza ad una sentenza che ordini l’esibizione di documenti ovvero il rilascio di una dichiarazione della loro inesistenza, l’amministrazione che trasmetta solo parte degli atti richiesti non esaurisce l’obbligo di provvedere. Essa deve altresì rilasciare una formale dichiarazione di inesistenza degli ulteriori documenti espressamente richiesti, o quanto meno attestare che nessun altro atto risulta presente nei propri archivi con riguardo all’oggetto dell’accesso. I rapporti tra cittadino e pubblica amministrazione sono improntati ai principi di collaborazione e buona fede ai sensi dell’art. 1, comma 2-bis, legge n. 241/1990, applicabili anche al procedimento di ottemperanza. Tale dovere opera in modo reciproco e grava anche sul richiedente, che non può opporre deduzioni meramente formali.

Il Fatto

I ricorrenti agivano per l’ottemperanza alla sentenza di questo Tribunale n. 564/2021, che aveva accolto il loro ricorso per accesso ai documenti amministrativi relativi ad un campo da tennis e al connesso fabbricato a destinazione spogliatoio. La sentenza ordinava al Comune di ripronunciarsi sull’istanza entro trenta giorni, esibendo gli atti richiesti oppure rilasciando formale dichiarazione della loro inesistenza, e condannava l’ente al pagamento delle spese processuali.

I ricorrenti deducevano la mancata ottemperanza su due fronti: l’esibizione documentale, perché la documentazione trasmessa era insufficiente, e il pagamento delle spese, perché il Comune aveva eccepito la compensazione con un credito da reciproca soccombenza e aveva quantificato l’importo senza interessi e rivalutazione. Chiedevano inoltre la fissazione di una penalità di mora ai sensi dell’art. 114, comma 4, lett. e), c.p.a. e il risarcimento del danno da ritardo. Il Comune resisteva chiedendo il rigetto integrale.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dal richiamo dell’art. 1, comma 2-bis, legge n. 241/1990, che impone collaborazione e buona fede in tutti i rapporti tra cittadino e amministrazione, compreso il procedimento di ottemperanza. Su questa base valuta i diversi profili del ricorso.

Quanto all’ordine di esibizione, il Comune aveva trasmesso con nota del 6 agosto 2021 alcune delibere di Giunta relative al progetto del campo giochi, alla costruzione e all’ampliamento degli spogliatoi. Il Collegio ritiene tale adempimento non del tutto esaustivo: senza entrare nel merito dell’equivalenza di tali atti ai titoli abilitativi richiesti ratione temporis, questione estranea al giudizio di ottemperanza, il Comune avrebbe dovuto produrre un’attestazione di inesistenza del permesso di costruire, del fine lavori e dell’agibilità, o quanto meno dichiarare formalmente che nessun altro documento era reperibile negli archivi. Sotto tale profilo il ricorso è fondato e va accolto, con onere di rilasciare la dichiarazione entro trenta giorni dalla comunicazione.

È invece respinta la doglianza sulla irregolare ricezione degli atti trasmessi via PEC per ragioni tecniche: essa contrasta con il principio di collaborazione, dovendo i ricorrenti semplicemente segnalare il mancato ricevimento per ottenere un nuovo invio.

Sul pagamento delle spese di lite il ricorso è respinto. Il Comune ha legittimamente eccepito la compensazione dei crediti da reciproche soccombenze, trattandosi di somme liquide ed esigibili. L’ente aveva offerto il pagamento secondo un proprio calcolo, chiedendo chiarimenti sul regime IVA del difensore e provvedendo a computare anche gli interessi. I ricorrenti avevano replicato con deduzioni formali e pretestuose, senza fornire le informazioni richieste né un proprio calcolo, mostrando scarsa collaborazione.

Quanto alla penalità di mora, l’istanza è respinta: il Collegio ritiene che, di fronte ad una piena collaborazione dei ricorrenti, il Comune non si sottrarrà all’adempimento. Respinta anche la domanda di risarcimento del danno, non emergendo alcuna responsabilità economicamente rilevante per il ritardo. Le spese sono compensate per la soccombenza reciproca, con contributo unificato a carico del Comune.