Accesso agli atti condizionato alla prova dell’esistenza e disponibilità dei documenti (TAR Lazio n. 40 del 23.01.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso agli atti ha ad oggetto esclusivamente documenti formati e nella disponibilità dell’amministrazione. L’ordine di esibizione postula la materiale detenzione del documento da parte dell’amministrazione destinataria dell’istanza, e tale presupposto costituisce atto costitutivo della pretesa ostensiva. La sua dimostrazione grava sulla parte che invoca il diritto e può essere assolta anche attraverso presunzioni o in via indiziaria, ma non tramite mere supposizioni. In assenza di prova dell’effettiva esistenza e disponibilità della documentazione richiesta, non è possibile ingiungere all’amministrazione di consentire l’accesso, perché l’ordine sarebbe per definizione insuscettibile di esecuzione.

Il Fatto

Il ricorrente, dirigente amministrativo in servizio presso una UOC di un’azienda sanitaria locale, ha ricevuto in data 31 gennaio 2025 un provvedimento di assegnazione a diversa Unità Operativa Complessa. Ritenendo il provvedimento privo di motivazione, ha presentato il 3 febbraio 2025 istanza di accesso agli atti ex artt. 22 e ss. L. 241/1990, chiedendo copia delle note di richiesta di incremento del fabbisogno di personale dirigenziale inviate dal direttore della UOC di destinazione.

Non avendo ricevuto risposta, ha impugnato il silenzio diniego formatosi il 5 marzo 2025 ai sensi dell’art. 25, comma 4, L. 241/1990, chiedendo l’accertamento del diritto alla visione e all’estrazione di copia. L’amministrazione si è costituita eccependo l’inammissibilità per carenza di interesse e di giurisdizione, sostenendo che il ricorso mirasse a contestare il trasferimento, e affermando l’inesistenza dei documenti richiesti.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge le eccezioni preliminari. Il ricorso è univocamente volto alla declaratoria del diritto di accesso alle note richieste, atti strettamente collegati al trasferimento, e l’interesse è dimostrato a prescindere dall’impugnazione del provvedimento organizzativo. Superate le questioni pregiudiziali, il ricorso è però infondato nel merito.

Il Tribunale richiama la giurisprudenza costante secondo cui il diritto di accesso riguarda documenti venuti ad esistenza e nella certa disponibilità dell’amministrazione. Il principio “ad impossibilia nemo tenetur” impedisce di ordinare l’esibizione di atti mai formati. L’amministrazione ha l’onere di indicare, sotto la propria responsabilità, di non essere in grado di esibire gli atti, specificando se i documenti non esistano o siano smarriti; in quest’ultimo caso l’onere motivazionale è rafforzato.

Nel caso concreto, la resistente ha affermato con la memoria di costituzione l’inesistenza dei documenti, senza che il ricorrente abbia controdedotto. Questi non ha smentito di essere già a conoscenza delle ragioni di carenza di personale poste a fondamento del trasferimento.

Il Collegio ribadisce il limite materiale del diritto di accesso: la pretesa ostensiva presuppone la materiale detenzione del documento, dimostrazione che grava sul ricorrente, il quale può assolvervi con presunzioni o indizi ma non con mere supposizioni. In assenza di prova dell’esistenza e disponibilità della documentazione, l’ordine di esibizione sarebbe insuscettibile di esecuzione. Richiama sul punto Cons. Stato, sez. III, 10/07/2025, n. 6037. Il ricorso è quindi respinto e le spese, per reciproca soccombenza, sono compensate.