Accessibili le registrazioni audio delle sedute dell’organo collegiale (TAR Lazio n. 688 del 14.08.2025)

Principi di diritto (Massima)
Le registrazioni audio e audiovideo delle sedute degli organi collegiali costituiscono documenti amministrativi ai sensi dell’art. 22, comma 1, lett. d), della legge n. 241/1990, poiché documentano pur sempre un’attività amministrativa, cioè l’attività deliberativa del collegio. La loro funzione strumentale alla verbalizzazione non ne giustifica l’esclusione dall’accesso: il verbale, per la sua formulazione necessariamente sintetica, può non formalizzare passaggi che le registrazioni sono idonee a lumeggiare. Il diritto all’accesso difensivo presuppone un interesse diretto, concreto, attuale e strumentale, accertato con giudizio prognostico ex ante e senza valutazioni sull’uso che l’istante intenda fare della documentazione. La previsione regolamentare che dispone la cancellazione delle registrazioni dopo l’approvazione del verbale va interpretata in senso compatibile con la fonte primaria e, in caso di contrasto, è disapplicabile d’ufficio.

Il Fatto

Il ricorrente, sottoposto a un’ispezione disposta da un organo collegiale, ha ritenuto di ravvisare un intento ritorsivo nell’iniziativa e ha chiesto l’accesso agli atti che avevano condotto alla delibera. Le istanze ostensive si sono succedute nel tempo e hanno riguardato, tra l’altro, la copia integrale delle registrazioni audio e audiovideo delle sedute in cui la delibera è stata adottata, la protocollazione in entrata di un allegato e i documenti relativi a una vicenda disciplinare interna.

L’amministrazione ha dapprima negato l’accesso alle registrazioni, qualificandole come mere attività di supporto alla verbalizzazione e non documenti amministrativi, poi ha differito la trattazione delle altre istanze alla conclusione delle attività ispettive. Il ricorrente ha impugnato le note di diniego e il silenzio-rigetto con ricorso ex art. 116 cod. proc. amm., integrato da motivi aggiunti avverso la nota sopravvenuta che ha confermato il diniego e trasmesso parte della documentazione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio dichiara improcedibile il ricorso introduttivo per sopravvenuta carenza di interesse. La nota successiva, adottata a seguito di rinnovata istruttoria e recante diversa motivazione, è qualificata come atto di conferma in senso proprio: essa ha assorbito e rinnovato la portata lesiva delle precedenti determinazioni, determinando un assetto provvedimentale parzialmente diverso e comunque sfavorevole. Poiché è stata ritualmente gravata con i motivi aggiunti, richiamando un orientamento consolidato (da ultimo Cons. St., IV, n. 1852/2022), il vaglio del ricorso originario non trova più giustificazione.

Passando ai motivi aggiunti, il Tribunale respinge l’eccezione di sopravvenuta carenza di interesse, perché la pretesa ostensiva è rimasta insoddisfatta per tre tipologie di atti. Disattende poi l’eccezione di inammissibilità fondata sulla mancata impugnazione della previsione regolamentare che impone la cancellazione delle registrazioni dopo l’approvazione dei verbali. Il giudizio in materia di accesso, anche quando si atteggia come impugnatorio, è sostanzialmente rivolto all’accertamento del titolo all’accesso; la norma secondaria in contrasto con la fonte primaria è disapplicabile d’ufficio. Il Collegio aggiunge che quell’art. 18 del Regolamento va letto in senso compatibile con la nozione ampia di documento amministrativo, e che l’amministrazione aveva essa stessa assunto un autovincolo dichiarando che la registrazione non sarebbe stata distrutta.

Nel merito, il Tribunale aderisce all’orientamento favorevole all’ostensibilità delle registrazioni delle riunioni degli organi collegiali. Tale soluzione è più coerente con la nozione omnicomprensiva dell’art. 22, comma 1, lett. d), della legge n. 241/1990, con la natura delle registrazioni — che documentano l’attività deliberativa, contando le opinioni dei componenti per la loro funzione di concorrere a formare la volontà del collegio — e con l’idoneità delle stesse a soddisfare esigenze conoscitive che il verbale non ha formalizzato. Il Collegio richiama, tra le altre, T.A.R. Umbria, n. 549/2023, T.A.R. Lazio, Roma, II, n. 14140/2019 e T.A.R. Lazio, Roma, I, n. 30410/2010; reputa inconferente la sola pronuncia contraria invocata, resa in una fattispecie in cui la registrazione non era eseguita in adempimento di un obbligo d’ufficio o regolamentare.

Accertata la legittimazione, il Collegio verifica i requisiti dell’interesse difensivo ai sensi dell’art. 24, comma 7, della legge n. 241/1990 e del criterio della necessità, secondo l’insegnamento dell’Adunanza plenaria (Ad. Plen. n. 19/2020; Ad. Plen. n. 4/2021). L’interesse è diretto, perché il ricorrente è il soggetto ispezionato; è concreto e attuale, essendo le registrazioni funzionali a eventuali motivi aggiunti e alla verifica della genuinità della verbalizzazione; è strumentale sul piano oggettivo, per la connessione con documenti idonei a veicolare informazioni utili.

Quanto alla restante documentazione, il Tribunale ritiene la richiesta sufficientemente specifica, non essendo necessaria l’indicazione formale di tutti gli estremi identificativi quando oggetto e scopo dell’atto consentano all’amministrazione di comprenderne la portata (ex multis Cons. Stato, VI, n. 4074/2017). Accoglie quindi i motivi aggiunti, annulla la nota impugnata e ordina all’amministrazione di consentire l’accesso, con condanna alle spese.