Irreperibilità del documento e accesso agli atti: nessun obbligo di esibizione (TAR Lazio n. 9228 del 18.05.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’oggetto dell’accesso ai documenti amministrativi si compendia nel diritto a ricevere copia di un atto già formato e, quindi, esistente e detenuto dall’amministrazione al momento della richiesta, senza che quest’ultima sia tenuta a svolgere attività istruttorie distinte dal mero recupero nel proprio archivio. Ove l’amministrazione dichiari formalmente, sotto la propria responsabilità, l’inesistenza o l’irreperibilità del documento, non vi sono margini per ordinarne l’esibizione, perché una statuizione in tal senso si rivelerebbe inutiliter data, non essendo suscettibile di esecuzione per mancanza del suo oggetto. Il relativo scrutinio esorbita dai poteri del giudice amministrativo. Sono altresì inammissibili le istanze di accesso volte ad ottenere non documenti ma informazioni, che presuppongono attività di ricerca ed elaborazione da parte dell’amministrazione. L’eccezione di incompetenza territoriale interna, ex art. 47, comma 2, c.p.a., deve essere sollevata entro il termine perentorio di trenta giorni dalla scadenza del termine per la costituzione in giudizio.

Il Fatto

La ricorrente, proprietaria di due immobili nel Comune di Minturno, presentava plurime istanze di accesso per ottenere copia degli atti dei fascicoli edilizi, con particolare riferimento ad una DIA del 2008 e ad un permesso in sanatoria del 1995. Con l’istanza del 3 novembre 2025 chiedeva di conoscere se risultassero depositati altri titoli edilizi per gli immobili, se i lavori fossero autorizzati, sanati o abusivi, e i nominativi del tecnico progettista, dell’impresa esecutrice e del committente. Avverso il silenzio-diniego formatosi su tale ultima istanza, la ricorrente proponeva ricorso ex art. 116 c.p.a. chiedendo anche l’esibizione dei registri di protocollo generale del febbraio 2008.

In corso di giudizio, il Comune produceva un provvedimento del 13 gennaio 2026 con cui dichiarava l’irreperibilità della DIA e l’assenza di altri titoli, pur avendo svolto approfondite ricerche anche in archivi decentrati. Il Comune eccepiva l’incompetenza territoriale del TAR Lazio in favore della sede di Latina, l’inammissibilità e l’improcedibilità del ricorso.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha innanzitutto respinto l’eccezione di incompetenza territoriale, perché sollevata solo con la memoria del 3 aprile 2026, oltre il termine perentorio di cui all’art. 47, comma 2, c.p.a., decorso trenta giorni dopo la scadenza del termine per la costituzione, considerato il dimezzamento dei termini processuali.

Nel merito, il Tribunale ha ritenuto infondata la domanda di accesso alla DIA e agli altri titoli edilizi. La dichiarazione formale del responsabile del servizio comunale circa l’inesistenza e l’irreperibilità dei documenti, resa sotto la propria responsabilità, non è contestabile dal giudice amministrativo: una decisione che ordinasse l’esibizione presupporrebbe l’esistenza e la reperibilità dell’atto e si rivelerebbe priva di oggetto e ineseguibile, come affermato da Cons. St., Sez. VI, n. 7719/2025 e n. 373/2022. L’accesso, infatti, ha ad oggetto atti già formati e detenuti dall’amministrazione, che non è tenuta a svolgere attività istruttorie o di ricerca complessa oltre il recupero d’archivio.

Quanto alle richieste di informazioni sullo stato legittimo degli immobili e sui nominativi dei soggetti coinvolti, il Collegio le ha dichiarate inammissibili, poiché volte ad ottenere dati e informazioni e non documenti, in conformità alla nozione di “documento amministrativo” di cui all’art. 22, comma 1, legge n. 241/1990.

Infine, la domanda di esibizione dei registri di protocollo del febbraio 2008 è stata dichiarata inammissibile, poiché non rientrante nell’oggetto dell’istanza del 3 novembre 2025 e perché si risolverebbe in un’indagine sull’attendibilità delle dichiarazioni dell’amministrazione, sottratta ai poteri del giudice. La contraddizione con le risultanze catastali DOCFA non è idonea a provare la detenzione materiale dei documenti, onere che grava sul richiedente. Il ricorso è stato pertanto in parte respinto e in parte dichiarato inammissibile, con spese compensate.