Anticipazioni per minute spese come cassa economale: obbligo di rendicontazione trimestrale (Corte dei Conti Sez. giur. Veneto n. 136 del 14.08.2024)

Principi di diritto (Massima)
I fondi di anticipazione per le minute spese disciplinati dal regolamento di contabilità dell’ente locale costituiscono gestione di cassa economale e, come tali, vanno classificati tra i servizi per conto terzi ai sensi del principio contabile 4/2, punto 7.1, del d.lgs. n. 118/2011. La rendicontazione periodica, con cadenza almeno trimestrale, è un obbligo dell’agente contabile e non un adempimento eventuale collegato al solo reintegro del fondo, dovendosi leggere il comma 5 dell’art. 41 del regolamento in combinato disposto con il precedente comma 4. La previa vidimazione del registro di cassa garantisce la regolarità della tenuta e l’immodificabilità delle scritture, non l’attendibilità delle annotazioni. Il difetto di parificazione del conto, non surrogabile dalla firma digitale apposta sull’intero file dal responsabile del servizio finanziario, è rilievo assorbente e ostativo all’esame del conto, che va dichiarato improcedibile.

Il Fatto

La Sezione giurisdizionale regionale per il Veneto è investita del giudizio di conto relativo alla gestione delle minute spese per l’esercizio 2017 di un settore comunale. L’agente contabile aveva reso il conto esponendo anticipazioni per euro 7.800 e spese per euro 6.391,97, con riversamento in tesoreria del fondo cassa residuo di euro 1.408,03.

Il magistrato istruttore ha rilevato plurimi profili di irregolarità: la mancata imputazione delle anticipazioni al capitolo delle partite di giro, l’assenza delle rendicontazioni trimestrali, la tenuta del registro di cassa con modalità informatiche non vidimate, la mancanza della relazione dell’organo di controllo interno e il difetto di parificazione. L’agente si è difeso sostenendo l’autonomia dei fondi rispetto alla cassa economale e la natura eventuale dell’obbligo di rendicontazione. Il pubblico ministero ha concluso per l’irregolarità del conto.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dall’inquadramento della fattispecie. Le disposizioni del regolamento di contabilità descrivono i fondi come anticipazioni di cassa destinate a fronteggiare spese imprevedibili e urgenti, con obbligo di rendicontazione e meccanismo di rimborso con successiva imputazione a bilancio. La natura sostanziale è dunque quella della gestione economale, con conseguente applicazione del principio contabile 4/2 del d.lgs. n. 118/2011, che colloca la cassa economale tra i servizi per conto terzi. La tesi dell’agente sull’asserita diversità dei fondi di anticipazione non trova conferma nel regolamento né nella circolare interna.

Quanto alla rendicontazione, la Corte corregge l’interpretazione difensiva. L’obbligatorietà della trasmissione “con periodicità almeno trimestrale” deriva dal comma 4 dell’art. 41 del regolamento, che opera in combinato disposto con il comma 5: la rendicontazione è strumentale al rimborso e alla ricostituzione dell’anticipazione, con restituzione integrale a chiusura di esercizio e mandato vincolato alla reversale di pari importo per l’esercizio successivo. La cadenza può essere anticipata per esigenze di cassa, ma non omessa.

Sul registro di cassa, la Corte ritiene vincolante la previsione regolamentare fino alla sua modifica, intervenuta solo nel 2019. La vidimazione preventiva non attesta la regolarità delle scritturazioni, bensì garantisce l’immodificabilità del registro. La tenuta informatica non è di per sé ostativa, potendosi procedere a stampe periodiche su fogli preventivamente vidimati.

La Corte esclude poi che la relazione del collegio dei revisori sul rendiconto di esercizio possa sostituire la relazione dell’organo di controllo interno prevista dall’art. 139, comma 2, c.g.c., richiamando la ordinanza n. 15/2023 della Sezione: la relazione deve provenire da un soggetto terzo rispetto all’agente e dare conto dell’attività di verifica svolta.

Infine, il difetto di parificazione è assorbente. Il file contiene una sola firma digitale, quella del responsabile del servizio finanziario, su un documento a contenuto eterogeneo: parte descrittiva del conto, che dovrebbe essere sottoscritta dall’agente, e parte certificativa della regolarità. La firma vale dunque come mera certificazione di conformità all’originale, necessaria per il deposito, e non come visto di regolarità. In ogni caso il documento resterebbe privo della sottoscrizione dell’agente e improcedibile. Il Collegio dichiara pertanto improcedibile il conto, nulla disponendo sulle spese.