Firma digitale e accesso documentale: prestatore qualificato non gestore di pubblico servizio (TAR Lombardia n. 966 del 07.07.2026)

Principi di diritto (Massima)
I prestatori di servizi fiduciari qualificati che offrono il servizio di firma digitale non erogano un servizio pubblico, ma operano nel mercato con attività regolamentata e assoggettata a previa autorizzazione tramite l’assegnazione della qualifica di cui al reg. UE eIDAS 910/2014. Essi non sono pertanto destinatari della disciplina sull’accesso documentale di cui agli artt. 22 ss. l. 241/1990. Anche qualora fossero qualificati come gestori di pubblico servizio, l’accesso sarebbe ammesso nei soli limiti dell’attività di pubblico interesse, identificabile nella documentazione sulle firme apposte e sulla loro verifica, ma non in quella relativa alle ragioni della sospensione di un certificato di firma, che si colloca a monte dell’apposizione della firma e attiene al rapporto privatistico tra utente e prestatore. Nel giudizio sull’accesso, qualificabile come giudizio sul rapporto, l’omessa allegazione della procura all’istanza presentata dal difensore non ne determina l’inammissibilità, se i poteri rappresentativi sussistevano al momento della presentazione e siano provati in giudizio.

Il Fatto

La ricorrente aveva acquistato, tramite una università, tre dispositivi per la firma digitale con relativo certificato di firma. Il prestatore dei servizi fiduciari qualificati aveva sospeso i tre certificati e la ricorrente, pur avendoli riattivati per due volte, li aveva visti nuovamente disattivati. Il gestore aveva motivato la disattivazione con il riscontro di irregolarità nel processo di emissione, richiedendo un nuovo riconoscimento personale mediante videochiamata.

Con raccomandata del 10.11.2025 il difensore della ricorrente aveva chiesto la riattivazione dei dispositivi e contestualmente formulato istanza di accesso agli atti e ai documenti afferenti alla vicenda. L’istanza non aveva ricevuto riscontro e si era formato il diniego tacito ai sensi dell’art. 25, comma 4, l. 241/1990. La ricorrente ha quindi proposto ricorso per l’annullamento, resistito dal solo prestatore.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge anzitutto la tesi secondo cui la lettera del difensore sarebbe una semplice diffida priva dei requisiti dell’istanza di accesso. Il documento contiene sia la diffida alla riattivazione, sia un’esplicita richiesta di accesso. L’oggetto è individuato in modo sufficientemente specifico, giacché i documenti non potevano essere indicati in modo più preciso: sono ignoti alla ricorrente ed è proprio la loro conoscenza l’obiettivo dell’istanza. L’interesse diretto, concreto e attuale sussiste, essendo pacifica la titolarità dei certificati.

Sulla legittimazione del difensore, il Tribunale rileva che l’istanza di accesso presentata dal legale deve essere firmata anche dall’interessato o accompagnata dalla procura. Nel caso concreto la procura generale conferita molti anni prima attribuiva al procuratore il potere di difesa sia in giudizio sia nello svolgimento di attività stragiudiziali con connotati difensivi. L’istanza aveva finalità difensiva, mirando a conoscere le cause della disattivazione per agire in via risarcitoria: il potere di proporla rientra dunque nella procura.

La mancata allegazione della procura all’istanza, con deposito solo in giudizio dopo il rilievo officioso, non incide sull’ammissibilità. Il Collegio richiama l’Ad. Pl. 10/2020: il giudizio in materia di accesso, pur seguendo lo schema impugnatorio, è un giudizio sul rapporto, volto all’accertamento del diritto dell’istante. In questa sede, rileva che i poteri rappresentativi sussistessero al tempo della presentazione dell’istanza. La questione è stata esaminata per la prima volta in giudizio per la condotta del prestatore, che non ha attivato alcun soccorso istruttorio né contestato i poteri dichiarati.

Sul piano della legittimazione passiva, la ricorrente sosteneva che il prestatore fosse gestore di pubblico servizio ex art. 23 l. 241/1990, per l’accreditamento presso l’AgID. Il Collegio ricostruisce la disciplina del reg. UE eIDAS 910/2014: la qualifica di prestatore di servizi fiduciari qualificato si ottiene subordinatamente ai requisiti di cui all’art. 24 e all’iscrizione nell’elenco di cui all’art. 22. I soggetti qualificati che offrono il servizio di firma digitale non erogano un servizio pubblico, perché il servizio non è assunto da una pubblica amministrazione, ma è prestato nel mercato, regolamentato e autorizzato. Ne deriva che il prestatore non è sottoposto alla disciplina sull’accesso documentale.

In via subordinata, il Tribunale osserva che, anche qualificandolo gestore di pubblico servizio, l’accesso sarebbe limitato all’attività di pubblico interesse (cfr. Ad. Pl. 13/2016). Tale è la documentazione sulle firme apposte e sulla loro verifica, ma non quella concernente le ragioni della sospensione di un certificato, che si colloca a monte dell’apposizione della firma e la preclude, attenendo al rapporto privatistico tra utente e prestatore. Il ricorso è quindi respinto, con spese compensate per la novità delle questioni.