Accesso agli atti e nomen iuris dell’istanza: irrilevanza della qualificazione formale (TAR Lazio n. 3889 del 02.03.2026)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso agli atti amministrativi, l’amministrazione è tenuta all’ostensione del documento richiesto quando questo sia nella sua disponibilità e risulti necessario per l’esercizio delle prerogative difensive dell’istante. La correttezza del nomen iuris utilizzato nella domanda è irrilevante. L’istante non è tenuto a qualificare formalmente l’atto richiesto secondo la disciplina interna dell’amministrazione, né a dimostrare la sussistenza dei presupposti sostanziali di un istituto che spetta all’amministrazione stessa applicare. Ove l’amministrazione abbia prodotto in giudizio parte della documentazione richiesta, va dichiarata la cessata materia del contendere, con condanna alle spese secondo il principio della soccombenza.

Il Fatto

Il ricorrente, militare sottoposto a procedimento di riforma per inidoneità al servizio, presentava il 25 settembre 2025 un’istanza di accesso agli atti amministrativi, finalizzata a ottenere la documentazione necessaria per verificare il calcolo dei giorni di aspettativa e per tutelare le proprie prerogative difensive. Il Dipartimento Militare di Medicina Legale riscontrava positivamente l’istanza il 16 ottobre 2025, limitatamente alla documentazione sanitaria di propria competenza. Il Comando Generale restava invece silente sulla documentazione amministrativa.

Il Nucleo di Polizia Economico-Finanziaria Roma, con provvedimento del 29 ottobre 2025, accoglieva parzialmente la richiesta, trasmettendo la documentazione ai due enti ma omettendo l’ostensione completa degli atti essenziali, tra cui la domanda di licenza straordinaria del 12/13 febbraio 2018, i prospetti delle presenze e assenze e gli atti di verifica dei periodi di assenza. Il ricorrente ricorreva quindi al TAR chiedendo l’ostensione ex art. 116 c.p.a.

La Motivazione della Corte

Il Collegio accoglie il ricorso con riferimento alla sola domanda di licenza straordinaria del 12/13 febbraio 2018. L’amministrazione, costituitasi in giudizio, aveva depositato i prospetti delle presenze e assenze e gli atti di verifica dei periodi di assenza, ma non la domanda di licenza straordinaria, sostenendo che tale atto non fosse qualificabile come “domanda” ai sensi della Circolare n. 177669 del 13 luglio 2020 del Comando Generale, trattandosi di assenza autorizzata d’ufficio a seguito di provvedimento medicolegale.

Il Tribunale respinge questa argomentazione. L’amministrazione deve provvedere all’ostensione del documento richiesto a prescindere dalla correttezza del nomen iuris utilizzato dall’interessato per formulare la richiesta. Il documento è nella disponibilità dell’amministrazione ed è necessario per l’esercizio delle prerogative difensive del ricorrente. La qualificazione formale dell’istanza non può dunque costituire motivo di rifiuto.

Quanto agli ulteriori documenti richiesti, il Collegio dichiara la cessata materia del contendere, essendo stati gli stessi prodotti in giudizio dall’amministrazione e, in particolare, i prospetti dettagliati delle presenze e assenze necessari per il calcolo dei giorni di temporanea non idoneità e gli atti di verifica e controllo dei periodi di assenza con le metodologie adottate.

Il Tribunale ordina pertanto alla Guardia di Finanza di provvedere all’ostensione della domanda di licenza straordinaria entro trenta giorni dalla notificazione o dalla comunicazione in via amministrativa della sentenza. Le spese di giudizio, liquidate in euro 2.000,00 oltre accessori e rimborso del contributo unificato, sono poste a carico dell’amministrazione in base al principio della soccombenza.