Accesso defensionale e obbligo di attestazione sulle ricerche documentali (TAR Lazio n. 785 del 04.12.2024)

Principi di diritto (Massima)
In tema di accesso documentale, la legittimazione dell’istante presuppone che gli atti richiesti siano idonei a spiegare effetti diretti o indiretti nella sua sfera giuridica e che il rapporto di strumentalità emerga dalla motivazione dell’istanza. L’interesse difensivo è meritevole di tutela e non consente all’amministrazione alcuna valutazione nel merito della pretesa vantata, riservata al giudice civile. L’opposizione del controinteressato non giustifica il diniego, ma è solo oggetto di autonoma valutazione dell’amministrazione. L’accesso defensionale prevale sugli interessi contrapposti, compresa la riservatezza dei terzi, indipendentemente dalla fondatezza nel merito delle ragioni e dalla concreta rilevanza dei documenti. L’istanza non è generica o esplorativa quando indica le vicende con riferimento a deliberazioni di incarico allegate. Se l’amministrazione non reperisce i documenti, non basta una mera dichiarazione: occorre un’attestazione che chiarisca se gli atti non esistano, siano smarriti o non trovati, quali ricerche siano state svolte e quali le ragioni del mancato reperimento.

Il Fatto

La ricorrente, professionista, agisce per l’annullamento del silenzio diniego formatosi sull’istanza di accesso inviata all’ente e per l’accertamento del diritto a ottenere copia dei documenti richiesti, con condanna al rilascio.

Espone di aver collaborato con un altro professionista nella difesa dell’ente in due giudizi, svolgendo l’intera attività difensiva, e di non aver ricevuto la quota dei compensi pattuita. Dopo richieste bonarie e una mediazione chiusa per mancata partecipazione della parte chiamata, ha promosso causa civile per il riconoscimento del credito. Per assolvere all’onere probatorio ha chiesto all’ente le determinazioni di liquidazione degli onorari corrisposti al collaboratore e i relativi mandati di pagamento. Decorsi trenta giorni senza riscontro, ha agito ai sensi dell’art. 116 cod. proc. amm.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge l’eccezione di difetto di legittimazione attiva e di interesse. Richiama il principio secondo cui la legittimazione presuppone la dimostrazione che gli atti siano in grado di spiegare effetti nella sfera giuridica dell’istante, che la posizione tutelata sia collegata ai documenti richiesti e che il rapporto di strumentalità risulti dalla motivazione dell’istanza (T.A.R. Campania Salerno n. 1286 del 2024).

Nel caso concreto l’interesse difensivo è idoneo a fondare la richiesta. All’amministrazione non compete valutare nel merito la pretesa vantata, sulla quale è deputato a pronunciarsi il giudice civile, all’esito della mediazione fallita e documentata. Anche sotto il profilo dell’interesse, ciò che rileva è l’inerenza dei documenti all’interesse prospettato; l’opposizione del controinteressato non è elemento valido a giustificare il diniego.

Il Tribunale ribadisce la preminenza dell’accesso defensionale, propedeutico alla tutela delle proprie ragioni in giudizio, che prevale sugli interessi contrapposti e sulla riservatezza dei terzi, indipendentemente dalla fondatezza nel merito e dalla rilevanza dei documenti per la strategia difensiva (T.A.R. Lazio Roma n. 6660 del 2024).

L’istanza non è generica né esplorativa, avendo indicato le cause con riferimento per relationem alle deliberazioni di incarico allegate. Non si può pretendere che l’istante specifichi dati non in suo possesso, quali numero di protocollo e data di formazione degli atti; bastano indicazioni precise e circostanziate che consentano di individuare con certezza i documenti richiesti (T.A.R. Calabria Catanzaro n. 822 del 2022).

Sul mancato reperimento, il Collegio afferma che la mera dichiarazione di non aver trovato i documenti non esclude l’accesso. Serve una vera e propria attestazione, di cui l’amministrazione assume la responsabilità, che chiarisca se i documenti non esistano, siano andati smarriti o non siano stati trovati, quali ricerche siano state eseguite avuto riguardo alle modalità di conservazione e alle articolazioni organizzative competenti, e quali siano le concrete ragioni del mancato reperimento (T.A.R. Campania Napoli n. 2536 del 2023). Il ricorso è pertanto accolto, con condanna dell’ente a rendere accessibile la documentazione mediante visione ed estrazione di copia e, in caso di impossibilità, al rilascio dell’attestazione nel termine di trenta giorni.