Accesso difensivo del dipendente alle tabelle organiche della sede di appartenenza (TAR Emilia-Romagna n. 1361 del 19.11.2025)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso difensivo ex art. 22 e ss. della legge n. 241/1990, l’istanza deve essere motivata in modo specifico e deve sussistere un rigoroso nesso di strumentalità necessaria tra la documentazione richiesta e la situazione giuridica che l’istante intende curare o difendere in giudizio. Tale nesso va verificato con riferimento ai motivi del provvedimento che si intende contestare: il dipendente che abbia ricevuto un preavviso di rigetto fondato sulla situazione di organico dell’ufficio di appartenenza ha diritto di accedere alle piante e tabelle organiche di tale ufficio, trattandosi di documenti strumentali alla verifica delle ragioni ostative e non riservati nei confronti dell’istante. È invece legittimo il diniego relativo a documentazione concernente le sedi di destinazione richieste nell’istanza di trasferimento, quando il provvedimento impugnato non abbia fatto riferimento alla loro situazione di organico, difettando il collegamento tra atti richiesti ed esigenze difensive.

Il Fatto

Un vice ispettore della Polizia di Stato in servizio presso una questura presentava, ai sensi dell’art. 42-bis del D.Lgs. n. 151/2001, istanza di assegnazione temporanea presso alcune sedi situate in altra provincia. Ricevuto il preavviso di rigetto ex art. 10-bis della legge n. 241/1990, fondato sulle esigenze di organico dell’ufficio di appartenenza, il dipendente trasmetteva le proprie osservazioni e contestualmente formulava istanza di accesso agli atti, richiedendo in particolare le piante e tabelle organiche sia della sede di appartenenza sia delle sedi di destinazione, nonché i provvedimenti di trasferimento adottati nel periodo rilevante. L’Amministrazione accoglieva parzialmente l’istanza, negando l’accesso alla documentazione relativa all’organico di tutte le sedi coinvolte, ritenendo la richiesta preordinata a un controllo generalizzato. Avverso tale diniego il dipendente proponeva ricorso ai sensi dell’art. 116 c.p.a..

La Motivazione della Corte

Il TAR richiama il quadro normativo dell’accesso documentale e i principi elaborati dalla giurisprudenza in materia di accesso difensivo, con particolare riferimento all’Adunanza plenaria n. 4 del 2021. La Corte evidenzia che l’istituto opera secondo una logica partecipativa e una logica difensiva: in quest’ultima, l’istante è gravato da un onere probatorio rafforzato, dovendo dimostrare la necessità della conoscenza dell’atto rispetto alla cura o alla difesa dei propri interessi, con esclusione di generici riferimenti a esigenze probatorie.

Applicando tali criteri al caso di specie, il Collegio rileva che i motivi ostativi comunicati all’istante riguardavano esclusivamente la situazione di organico della questura di appartenenza, senza alcun riferimento all’organico delle sedi richieste in provincia di Palermo. Ne consegue che, per questi ultimi atti, difetta il nesso di strumentalità necessaria tra la documentazione richiesta e la situazione da tutelare, rendendo legittimo il diniego opposto dall’Amministrazione.

Diversamente, con riguardo alle piante e tabelle organiche della sede di appartenenza, il Tribunale riconosce la sussistenza del collegamento richiesto: tali documenti sono strumentali alla verifica delle ragioni poste a fondamento del preavviso di rigetto e non presentano profili di riservatezza ostativi all’ostensione in favore di un dipendente del medesimo ufficio. Sotto tale profilo, pertanto, il ricorso è accolto, con ordine all’Amministrazione di consentire l’accesso nei termini indicati.

Quanto ai provvedimenti di trasferimento, il Collegio prende atto della circostanza, dichiarata dall’Amministrazione, che nel periodo considerato non risultava effettuato alcun movimento in entrata o in uscita, con conseguente infondatezza delle censure sul punto. La parziale soccombenza reciproca giustifica la compensazione delle spese di lite.