Accesso difensivo agli atti e nesso di strumentalità potenziale con la pretesa (TAR Toscana n. 1951 del 02.12.2025)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso difensivo il nesso di strumentalità tra la documentazione richiesta e la posizione sostanziale fatta valere va valutato in astratto e non in concreto. La pubblica amministrazione non può svolgere anticipazioni sulla ammissibilità e sulla fondatezza della pretesa né sulla effettiva utilità dei documenti, profili riservati al giudice di merito. Il diniego è legittimo solo in caso di evidente e assoluta mancanza di collegamento tra atti e esigenze difensive, oppure di esercizio pretestuoso o temerario del diritto di accesso. Il fatto che l’atto richiesto sia stato adottato fuori dalla procedura asseritamente rilevante costituisce questione di merito e non elide l’interesse conoscitivo. La sussistenza di dati sensibili può giustificare il sacrificio delle esigenze difensive solo in via del tutto eccezionale e ove effettivamente dimostrata.

Il Fatto

Il ricorrente, dirigente psicologo della struttura sanitaria, aveva partecipato a una procedura di mobilità interna volontaria indicando quale destinazione una specifica articolazione territoriale del dipartimento di salute mentale, collocandosi in graduatoria con un punteggio superiore a quello di una collega. Appreso che quest’ultima era stata trasferita proprio presso la sede ambita, nonostante il punteggio inferiore, ha presentato istanza di accesso ai documenti del trasferimento, rappresentando esigenze difensive.

L’amministrazione ha negato l’accesso sostenendo che lo spostamento non rientrava nella procedura di mobilità, ma era avvenuto su semplice richiesta dell’interessata e con autorizzazione dei dirigenti dei servizi coinvolti, con conseguente insussistenza di un interesse qualificato. Il Difensore civico regionale ha confermato il diniego, ritenendo il trasferimento estraneo alla graduatoria. Il ricorrente ha quindi impugnato entrambi i provvedimenti chiedendo la declaratoria del diritto di accesso.

La Motivazione della Corte

Il Collegio richiama la giurisprudenza secondo cui l’interesse nell’accesso difensivo è qualificato in maniera molto più estesa rispetto alle altre ipotesi, perché si fonda sull’art. 24 Cost. e sulla strumentalità a un giudizio instaurando. La concezione ampia del diritto di difesa postula che l’accesso non possa essere ostacolato ogniqualvolta sussista la possibilità che dall’ostensione derivi una qualche utilità per la tutela di situazioni soggettive, dovendosi verificare in astratto la potenziale utilità (cfr. Cons. Stato, sez. V, 23 settembre 2025, n. 7457).

Ne deriva che l’amministrazione deve limitarsi a riscontrare un potenziale nesso di strumentalità tra documentazione e posizione sostanziale, senza valutare ex ante l’ammissibilità e la fondatezza delle pretese o l’effettiva utilità degli atti, profili demandati al giudice di merito. Il diniego è ammesso solo in presenza di evidente e assoluta mancanza di collegamento, ovvero di esercizio pretestuoso o temerario, per radicale assenza dei presupposti degli artt. 22 e ss. della l. n. 241/1990 (cfr. Cons. Stato, Ad. Plen., 18 marzo 2021, n. 4).

Nel caso concreto il ricorrente ha dimostrato di voler comprendere in base a quali norme e procedure sia stato disposto il trasferimento presso la sede cui egli stesso aspira, per verificarne la legittimità. L’eventuale estraneità del trasferimento alla procedura di mobilità non elide l’interesse, poiché si tratta di circostanza rilevante solo nel merito, quando si verificherà se l’assegnazione sia avvenuta nel rispetto delle norme e di un corretto iter procedimentale.

Il Collegio sottolinea che, finché la documentazione non sarà ostesa, il richiedente non avrà modo di accertare la veridicità delle affermazioni dell’amministrazione né di valutarne l’attendibilità, dovendo altrimenti affidarsi alle apodittiche affermazioni della stessa. Non è inoltre dimostrata l’esistenza di dati sensibili che possano, del tutto eccezionalmente, giustificare il sacrificio delle esigenze difensive.

Il ricorso è pertanto accolto. La struttura sanitaria dovrà trasmettere tutta la documentazione richiesta entro 15 giorni dalla comunicazione o dalla notifica della sentenza. Le spese seguono la soccombenza.