Accesso documentale subordinato alla prova della disponibilità dell’atto (Cons. Stato n. 3844 del 15.05.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso trova un limite materiale e giuridico nella disponibilità che l’amministrazione abbia della documentazione di cui si chiede l’ostensione. La possibilità di acquisire i documenti postula la materiale detenzione in capo all’amministrazione destinataria dell’istanza. Tale presupposto opera come atto costitutivo della pretesa ostensiva e la sua dimostrazione grava sulla parte che intenda far valere il diritto, la quale può assolvervi anche attraverso presunzioni o in via indiziaria, ma non tramite mere supposizioni. In assenza di prova dell’effettiva esistenza e disponibilità della documentazione, il giudice non può ingiungere all’amministrazione di consentire l’accesso, perché si tratterebbe di un ordine per definizione insuscettibile di esecuzione. Il diniego fondato su scarto d’archivio e su una puntuale negazione del possesso non integra sviamento di potere né violazione dei principi di trasparenza e di difesa.

Il Fatto

La società appellante chiedeva all’Agenzia delle Entrate l’accesso alle istanze di rimborso IVA presentate dal 1997 al 2014 con relativi allegati e alle fatture acquisite in un controllo definito con atto di recupero del 2017. L’Ufficio negava di avere la disponibilità della documentazione. Il TAR Calabria respingeva il ricorso rilevando che il diritto di accesso postula la materiale detenzione del documento.

La società proponeva appello deducendo il travisamento del diniego, l’errata applicazione del precedente richiamato dal primo giudice e la violazione dei principi di trasparenza e del diritto di difesa. L’Agenzia resisteva. La causa è stata trattenuta in decisione alla camera di consiglio del 7 maggio 2026.

La Motivazione della Corte

Il Consiglio di Stato esamina congiuntamente i primi due motivi per la loro connessione. L’appellante insiste sulla distinzione tra originale e copia, ancorando la censura al termine usato dall’amministrazione, e sul fatto che i documenti sarebbero stati a suo tempo prodotti. La difesa si fonda sull’art. 22 della legge n. 241/1990 e sull’assunto che l’onere probatorio non possa trasformarsi in una probatio diabolica per il privato.

La Corte richiama il principio secondo cui il diritto di accesso incontra un limite nella disponibilità materiale del documento, come affermato da Cons. Stato, Sez. V, n. 779 del 2026. La parte che invoca l’ostensione deve dare prova dell’esistenza e della detenzione dell’atto, anche per presunzioni, mentre l’amministrazione può sottrarsi con una negazione puntuale e circostanziata.

Nel caso concreto l’Agenzia ha chiarito che i documenti relativi alle annualità dal 1997 al 2012 erano stati oggetto di scarto d’archivio, che per il 2013 non era stata presentata alcuna istanza di rimborso e che per il 2014 l’Ufficio non deteneva né le istanze in originale né le fatture, disponendo solo dell’interrogazione estratta dall’applicativo.

L’appellante non ha offerto elementi idonei a mettere fondatamente in discussione la veridicità di tale affermazione. La Corte osserva che sarebbe anzi più logico che fosse la stessa parte privata a conservare copia di istanze e documenti da lei provenienti. I documenti prodotti in appello ai sensi dell’art. 104, comma 2, cod. proc. amm. non superano la negazione del possesso.

Quanto al terzo motivo, il diniego non contrasta con i principi di trasparenza e di difesa: esso deriva dalle circostanze di fatto sul possesso e non da una volontà di ostacolare il contribuente. L’appello è pertanto rigettato, con condanna alle spese.