Accesso ai verbali di conciliazione e gestione del personale pubblico (TAR Toscana n. 1645 del 20.10.2025)

Principi di diritto (Massima)
I verbali di conciliazione giudiziale che definiscono controversie sull’inquadramento contrattuale dei dipendenti di un ente pubblico rientrano nella nozione di documento amministrativo di cui all’art. 22, comma 1, legge n. 241/1990 e sono pertanto ostensibili. L’attività di gestione del personale, anche quando si esplica mediante strumenti negoziali di diritto privato, è funzionalizzata al perseguimento del pubblico interesse e soggetta ai canoni di imparzialità e trasparenza, con la conseguenza che non può essere sottratta all’accesso ove ne sussistano le condizioni. Il discrimine oggettivo è l’attinenza del documento a un’attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della relativa disciplina sostanziale. Il diritto di accesso difensivo ex art. 24, comma 7, legge n. 241/1990 richiede la strumentalità conoscitiva tra documento e situazione giuridica tutelata, ma non la prova della stretta indispensabilità, ove non siano coinvolti dati sensibili o giudiziari.

Il Fatto

La ricorrente, dipendente di un’Autorità di Sistema Portuale inquadrata al primo livello del C.C.N.L. di settore, assume di aver svolto dal dicembre 2019 mansioni di capo servizio con compiti di direzione e coordinamento, e di aver subito dal settembre 2021 un progressivo demansionamento, con trasferimento delle proprie funzioni a due colleghi frattanto inquadrati come Quadro A e Quadro B a seguito di conciliazione giudiziale.

Nel dicembre 2024 la ricorrente ha presentato istanza di accesso alla nota del 29 luglio 2024 e ai verbali di conciliazione intercorsi tra l’ente e i due colleghi, per far valere in giudizio le proprie ragioni sull’inquadramento. L’Autorità ha accolto parzialmente l’istanza, negando l’ostensione dei verbali, sul rilievo che si tratterebbe di atti di mera gestione di rapporti di lavoro individuali, non riconducibili alla nozione di documento amministrativo, e che difetterebbe una posizione speculare della richiedente. Da qui il ricorso.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale muove dalla nozione di documento amministrativo dell’art. 22, comma 1, legge n. 241/1990, come novellato dalla legge n. 15/2005, che sancisce l’irrilevanza della natura pubblicistica o privatistica della disciplina sostanziale. Il collegio richiama l’insegnamento delle Sezioni Unite del Consiglio di Stato, nn. 4 e 5 del 1999, secondo cui non sono esclusi dall’accesso gli atti adottati nell’esercizio della capacità di diritto privato, purché funzionalizzati al pubblico interesse.

Da ciò deriva che l’attività di organizzazione e gestione del personale è subordinata alle regole di imparzialità, trasparenza, efficienza ed economicità, richiamate dall’art. 5 d.lgs. n. 165/2001, anche quando il rapporto è privatizzato e devoluto al giudice ordinario. La limitazione dell’accesso ai soli settori di autonoma rilevanza pubblicistica vale per i privati gestori di pubblici servizi, ipotesi che nella specie non ricorre.

I verbali di conciliazione, in quanto atti di matrice negoziale e non giudiziaria (Cass. civ. n. 9400 del 2021, Cass. civ. n. 4564 del 2014), afferiscono ai rapporti di impiego dei controinteressati e sono strumentali all’attività dell’ente; la loro sottoponibilità all’accesso è confermata dal fatto che la sottoscrizione non è stata preceduta da alcun iter procedimentale o determinazione formale, dovendosi garantire il controllo degli interessati sulla progressione in carriera.

Quanto all’interesse legittimante, il collegio richiama l’Adunanza Plenaria n. 10 del 2020: occorre il rapporto di strumentalità conoscitiva tra documentazione e situazione soggettiva, da valutare in astratto, senza che l’amministrazione o il giudice possano sindacare la concreta utilità del documento. Nel caso di specie la ricorrente ha puntualmente illustrato il collegamento, avendo le vicende lavorative dei tre dipendenti incrociato i medesimi uffici e servizi.

I verbali rientrano pertanto tra i documenti ostensibili ex art. 24, comma 7, legge n. 241/1990, senza necessità di dimostrare la stretta indispensabilità a fini difensivi, non essendovi dati sensibili o giudiziari. Il diniego è dichiarato illegittimo e l’Autorità è condannata a consentire l’accesso integrale entro trenta giorni, con rifusione delle spese in favore della ricorrente e compensazione verso i controinteressati.