Irregolarità del conto economale per prassi interne e assenza di regolamento (Corte dei Conti Sez. giur. Veneto n. 255 del 01.07.2025)

Principi di diritto (Massima)
In materia di giudizio di conto, l’irregolarità della gestione economale discende dal difetto di un quadro regolamentare puntuale e dalla conseguente diffusione di prassi operative non formalizzate, che non garantiscono la tracciabilità della spesa, l’identificazione dei beneficiari e il rispetto dei principi di programmazione e di controllo preventivo propri della contabilità pubblica. Il ricorso a un sistema informatico gestionale non concepito per la rendicontazione giudiziale non esonera l’amministrazione dall’adozione di misure idonee ad assicurare la compatibilità della spesa con le regole contabili. Tuttavia, la responsabilità dell’agente contabile va valutata alla luce del contesto procedurale e informatico predisposto dall’amministrazione: ove l’agente abbia operato in coerenza con le istruzioni ricevute e convalidato le spese sulla base della documentazione prodotta, la dichiarazione di irregolarità del conto non comporta condanna e non preclude la valutazione del suo operato in termini di buona fede.

Il Fatto

La vicenda trae origine dal giudizio di conto relativo al rendiconto di un agente contabile, con funzioni di economo di una struttura universitaria, per l’esercizio 2018. Il Magistrato istruttore, con relazione di irregolarità, segnalava plurimi profili critici: l’assenza della sottoscrizione del conto da parte dell’agente, la mancata parificazione e l’omessa relazione dell’organo di controllo interno, oltre a una serie di irregolarità di gestione concernenti l’utilizzo del fondo economale.

L’agente contabile eccepiva in via preliminare l’estinzione del giudizio per decorso del termine quinquennale, sostenendo che il deposito del conto fosse avvenuto in data anteriore a quella risultante dagli atti. Nel merito, deduceva la conformità del proprio operato alle istruzioni e alle prassi dell’Ateneo, in assenza di un regolamento specifico sul fondo economale. La questione centrale concerneva la valutazione della responsabilità dell’agente contabile rispetto a una gestione condizionata da prassi interne e da un sistema informativo non progettato per la rendicontazione giudiziale.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge anzitutto l’eccezione di estinzione del giudizio ex art. 150, comma 1, c.g.c.. Dalla consultazione dei sistemi informativi risulta che il deposito del conto è stato perfezionato in data successiva a quella indicata dalla difesa, coincidendo la data da questa richiamata con la mera sottoscrizione digitale di un estratto del registro. La relazione dell’art. 145, comma 4, c.g.c. è stata depositata entro il termine quinquennale, con conseguente insussistenza dei presupposti estintivi.

In via preliminare, il Collegio supera altresì le contestazioni sulla procedibilità. Quanto alla mancanza della sottoscrizione, l’agente ha comunque sottoscritto la nota di trasmissione, attestando la riferibilità soggettiva dell’elaborato, redatto e chiuso tramite il sistema gestionale secondo modalità che non ne prevedevano la sottoscrizione da parte degli economi. Quanto alla parificazione, il decreto dirigenziale acquisito in istruttoria, pur riferito a un conto diverso, attesta l’assenza di errori e può ritenersi espressivo di una prassi estensibile per identità di esercizio, procedura e soggetto responsabile.

Nel merito, il Collegio rileva che il conto presenta profili di irregolarità che non ne consentono l’approvazione ai sensi dell’art. 149, comma 2, c.g.c., pur essendo gli stessi ascrivibili in prevalenza a prassi operative consolidate. Il regolamento di Ateneo, all’art. 64, disciplinava la gestione in termini essenziali, senza individuare puntualmente le tipologie di spesa ammissibili né definire un sistema autorizzativo chiaro. La gestione si è quindi attenuta a istruzioni operative e circolari interne, successivamente confluite nel regolamento adottato solo nel 2021.

Elemento centrale era il sistema informatico gestionale, che non consentiva una rappresentazione autonoma e trasparente delle singole operazioni: le descrizioni delle spese, spesso generiche o aggregate, e l’uso ricorrente di un’anagrafica generica per il beneficiario non permettevano una verifica immediata della natura e della finalità della spesa. I reintegri avvenivano senza una scansione temporale predeterminata e senza l’intervento autorizzativo degli organi competenti, sfuggendo a qualsiasi controllo preventivo. Anche i limiti e le soglie erano introdotti autonomamente dalle impostazioni del sistema, frutto di prassi tecniche e non normative.

Il Collegio osserva che la maggior parte delle spese è stata sostenuta mediante rimborsi a dipendenti, in assenza di preventiva autorizzazione documentata, modalità in contrasto con i principi di trasparenza e controllo. Tuttavia, la gestione risulta fortemente condizionata dall’assenza di un regolamento specifico e da un sistema informativo non concepito per la rendicontazione giudiziale. L’esigenza di strumenti agili per spese minute deve essere bilanciata con il rispetto delle regole della contabilità pubblica, evitando che la gestione economale diventi un sistema parallelo.

Nel caso concreto, antecedente all’adozione del regolamento specifico, si è riscontrata l’assenza di adeguati strumenti regolatori e organizzativi. La responsabilità dell’agente va quindi valutata alla luce del contesto complessivo: avendo egli operato in coerenza con l’assetto procedurale predisposto dall’amministrazione, il Collegio dichiara l’irregolarità della gestione senza condanna, demandando agli organi dell’Ateneo l’adempimento degli obblighi di legge. Respinge infine l’istanza di oscuramento dei dati, non essendo specificati i motivi e non risultando compromessi onore e reputazione delle parti.