Accesso agli atti e obbligo di dichiarazione formale dell’irreperibilità (TAR Sicilia n. 744 del 27.02.2025)

Principi di diritto (Massima)
L’amministrazione destinataria di un’istanza di accesso ai documenti amministrativi non soddisfa l’obbligo di riscontro limitandosi a dichiarare che la documentazione richiesta non è più nella propria disponibilità. Essa è tenuta ad attestare con specifica dichiarazione formale, della quale assume la responsabilità, che l’atto non è in suo possesso e a indicare presso quale amministrazione sia detenuto, oppure a certificare che l’atto non è reperibile presso alcuna amministrazione, attestando così l’impossibilità oggettiva e definitiva della sua ostensione. Ove tale dichiarazione completa intervenga soltanto nel corso del giudizio, il ricorso avverso il riscontro generico va definito con cessazione della materia del contendere, con condanna dell’amministrazione alle spese.

Il Fatto

Le ricorrenti, comproprietarie di un immobile acquisito per successione ereditaria, avevano bisogno della documentazione relativa a una sopraelevazione, in tesi depositata presso la Prefettura, per completare il corredo documentale dell’immobile. Il 5 novembre 2024 presentavano all’amministrazione istanza di accesso ai documenti specificamente indicati.

Con nota del 13 novembre 2024 l’Ufficio Territoriale del Governo riscontrava che la documentazione richiesta, attestante tra l’altro la conformità dell’esecuzione dell’opera ai progetti depositati e ai disegni del progettista e del direttore dei lavori, “non è più agli atti di questo U.T.G.”. Le ricorrenti impugnavano quel riscontro davanti al TAR Sicilia, chiedendo l’ordine di ostensione, ovvero l’indicazione dell’amministrazione detentrice, ovvero la dichiarazione formale di irreperibilità, con nomina di commissario ad acta. Costituitasi l’amministrazione, nelle more essa rendeva, su richiesta del tecnico delle ricorrenti, la dichiarazione di definitiva impossibilità di reperire la documentazione tecnica, chiedendo quindi l’improcedibilità del ricorso.

La Motivazione della Corte

Il Collegio individua la questione nell’individuazione del contenuto minimo del riscontro dovuto dall’amministrazione a fronte di un’istanza di accesso. La risposta che si limiti a prendere atto che la documentazione “non è più agli atti” non può ritenersi satisfattiva, perché lascia l’istante privo di ogni informazione utile sull’esito della propria richiesta.

Il percorso argomentativo muove dal canone normativo richiamato dalle ricorrenti e si salda a due precedenti puntualmente citati: Consiglio di Stato, IV, n. 5128 del 6 novembre 2017 e T.A.R. Sicilia, Catania, sez. II, 12 novembre 2024, n. 3769. Da essi il Collegio trae la regola secondo cui l’amministrazione che non abbia la disponibilità dell’atto è tenuta a una dichiarazione formale con cui assume la responsabilità di attestare il non possesso e a indicare l’amministrazione presso cui la documentazione è detenuta.

All’alternativa si affianca la seconda modalità di riscontro: l’attestazione che l’atto non è in possesso di altra amministrazione e non è reperibile, con conseguente certificazione dell’impossibilità oggettiva e definitiva dell’ostensione. Solo questa duplice e completa dichiarazione esaurisce l’obbligo procedimentale e mette l’istante in condizione di conoscere l’esito effettivo della domanda.

Nel caso concreto la dichiarazione completa è stata resa dall’amministrazione soltanto in data 29 gennaio 2025, quindi dopo l’introduzione del giudizio. Il riscontro iniziale era dunque illegittimo nel suo contenuto, ma l’intervenuta attestazione ha privato di attualità l’interesse alla decisione. Il Collegio dichiara pertanto la cessazione della materia del contendere e pone le spese di lite, liquidate in € 800,00 oltre accessori, a carico della Prefettura, coerentemente con la soccombenza sostanziale dell’amministrazione.