Accesso agli atti smarriti e obbligo di attestazione formale di irreperibilità (TAR Lombardia n. 832 del 24.10.2024)

Principi di diritto (Massima)
La domanda di accesso ai documenti amministrativi incontra il limite dell’ad impossibilia nemo tenetur: non può avere ad oggetto atti distrutti, smarriti o comunque irreperibili, essendo per definizione rivolta ai soli documenti esistenti. Tuttavia l’Amministrazione non può opporre all’interessato una mera e indimostrata affermazione di indisponibilità degli atti. Essa è tenuta a compiere sollecite e accurate ricerche, a indicare sotto la propria responsabilità gli atti che non è in grado di esibire e a dare conto in dettaglio delle concrete ragioni dell’impossibilità. In tale evenienza la P.A. non è esonerata dal concludere il procedimento in forma espressa: deve attestare formalmente l’irreperibilità della documentazione, così fornendo al richiedente il quadro provvedimentale necessario per determinarsi in sede amministrativa o giurisdizionale.

Il Fatto

La ricorrente, Assistente Capo coordinatore della Polizia di Stato, aveva presentato nel 1998 istanza di ricongiunzione e riscatto ai fini pensionistici di periodi di contribuzione anteriori all’arruolamento, ai sensi dell’art. 11 del d.P.R. n. 1092/1973. La Prefettura aveva richiesto all’INPS le verifiche contributive, senza che la ricorrente ne ricevesse mai alcun riscontro.

Approssimandosi il pensionamento, la dipendente chiese alla Prefettura il decreto di computo. L’Ufficio rispose, con nota del 5 marzo 2024, di non avere reperito nei propri archivi cartacei alcun provvedimento di riconoscimento dei periodi contributivi. La ricorrente presentò quindi istanza di accesso documentale l’11 aprile 2024; formatosi il silenzio-rifiuto, ha adito il TAR ai sensi dell’art. 116 c.p.a. per l’accertamento del diritto alla visione e all’estrazione di copia, con condanna delle Amministrazioni intimate all’esibizione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove da un orientamento consolidato, richiamando tra le altre Consiglio di Stato sez. V n. 7787 del 2023, Consiglio di Stato sez. V n. 6713 del 2021 e TAR Lazio-Roma sez. II n. 2485 del 2022. Ne ricava che il diritto di accesso non può estendersi a documenti distrutti, irreperibili o mai formati, ma che l’impossibilità oggettiva non può essere affermata in modo apodittico. La P.A. deve indicare, sotto la propria responsabilità, gli atti indisponibili e dar conto delle ragioni concrete del mancato reperimento, eseguendo ricerche accurate e adottando gli atti di natura archivistica che accertino lo smarrimento in via definitiva.

Ne deriva che neppure un’istanza vertente su atti smarriti esime l’Amministrazione dal concludere espressamente il procedimento. In tal caso essa è tenuta a certificare l’inesistenza dei documenti, così da dare adeguata certezza al richiedente, come affermato da TAR Milano n. 1255 del 2019 e da TAR Napoli sez. VI n. 2915 del 2021.

Nel caso concreto, le verifiche della Prefettura hanno consentito di individuare negli archivi informatici gli estremi del decreto di cumulo, adottato in data 13 settembre 1999 e vistato dalla Ragioneria dello Stato con Visto n. 4 del 27 settembre 1999. Non è stato però reperito né l’originale cartaceo né il fascicolo, trasmesso nel 1999 alla Ragioneria per il visto e mai restituito, secondo il sospetto dell’Ufficio. Resta incerto quale dei due Uffici abbia smarrito l’incartamento.

La Prefettura, organo competente a provvedere e tenuto alla detenzione della documentazione, non ha tuttavia concluso il procedimento di accesso: non ha consegnato gli atti né attestato formalmente l’irreperibilità. Tale attestazione costituisce un atto dovuto, che la ricorrente potrebbe porre a fondamento di successive iniziative. Il ricorso è pertanto accolto ed è accertato il diritto della ricorrente a ottenere copia dei documenti, ovvero il rilascio di un’attestazione che chiarisca quali ricerche siano state eseguite e quali le ragioni del mancato reperimento.

La Prefettura provvederà nel termine di sessanta giorni dalla comunicazione della sentenza. Le spese seguono la soccombenza e sono liquidate in dispositivo.