Accesso agli atti e legittimazione passiva dell’ente pubblico nel suo complesso (TAR Sicilia n. 1573 del 14.05.2025)

Principi di diritto (Massima)
La richiesta di accesso agli atti amministrativi, ai sensi dell’art. 25, secondo comma, l. n. 241/1990, deve essere rivolta all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente; destinatario è l’ente pubblico nel suo complesso e non la singola articolazione interna priva di distinta soggettività giuridica. Ne consegue che l’istanza presentata a un ufficio dell’ente investe quest’ultimo dell’attività di reperimento e messa a disposizione della documentazione. I passaggi amministrativi interni non possono essere traslati sull’istante, dovendo l’amministrazione acquisire d’ufficio i dati e i documenti in possesso di altri uffici, ai sensi dell’art. 43, primo comma, d.P.R. n. 445/2000. È pertanto illegittimo il diniego che inviti il richiedente a rivolgersi autonomamente a un diverso ufficio dell’ente.

Il Fatto

Il ricorrente, già avvocato presso l’Avvocatura del Comune di Catania, ha presentato in data 24/01/2025 istanza di accesso agli atti ex artt. 22 e ss. l. n. 241/1990 per ottenere copia conforme della documentazione del fascicolo a sé riguardante, nonché di una nota e dell’elenco completo del contenzioso pendente relativo all’anno 2023.

La Direzione Affari Legali dell’ente, con nota del 31 gennaio 2025, ha riscontrato l’istanza assumendo di non disporre della documentazione e invitando il richiedente a rivolgersi alla Ragioneria Generale. Il ricorrente ha quindi impugnato tale nota chiedendo l’accertamento del proprio diritto e l’ordine di esibizione e rilascio di copia.

La Motivazione della Corte

Il Collegio individua la questione nella corretta identificazione del soggetto passivo dell’istanza di accesso. Dal secondo comma dell’art. 25 l. n. 241/1990 si desume che la legittimazione procedimentale passiva spetta all’ente pubblico che ha formato l’atto richiesto o che lo detiene stabilmente, e non a una specifica articolazione amministrativa interna.

Il Tribunale chiarisce che, fuori dai casi di distinta soggettività giuridica delle articolazioni interne — ipotesi che nell’ordinamento nazionale ricorre con certezza soltanto per l’ente/Stato —, l’istanza rivolta a un ufficio investe l’ente nella sua interezza dell’attività di reperimento e messa a disposizione dei documenti. Gli adempimenti interni non possono ricadere sull’autore della domanda.

Il percorso argomentativo si fonda anche sull’art. 43, primo comma, d.P.R. n. 445/2000, che impone alla Direzione destinataria di acquisire d’ufficio i dati e i documenti in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione degli elementi indispensabili per il reperimento. Nel caso concreto l’istanza conteneva tali elementi, cosicché l’ufficio avrebbe dovuto attivarsi autonomamente nei confronti della Ragioneria Generale.

Il Collegio richiama quindi il principio espresso da T.A.R. Umbria, sentenza 6 maggio 2024, n. 320, secondo cui, in mancanza di corrispondenza tra amministrazione che ha formato il documento e quella che lo detiene, è tenuta all’ostensione la P.A. che ha formato gli atti o che ha l’obbligo giuridico di detenerli, senza rilievo per la sopravvenuta indisponibilità. Il principio viene applicato ai rapporti tra le diverse Direzioni dell’ente.

Il ricorso è pertanto accolto: il Tribunale annulla la nota del 31 gennaio 2025 e ordina alla Direzione Affari Legali di rendere ostensibili i documenti entro trenta giorni, con condanna dell’ente alla refusione delle spese.