Accesso agli atti e onere di specificazione: basta indicare oggetto e scopo (TAR Marche n. 409 del 26.04.2024)

Principi di diritto (Massima)
L’onere di specificazione dei documenti per i quali si esercita il diritto di accesso non implica la formale indicazione di tutti gli estremi identificativi dell’atto, ma può ritenersi assolto con l’indicazione dell’oggetto e dello scopo dell’atto stesso, ove la domanda risulti formulata in modo tale da mettere l’amministrazione in condizione di comprenderne portata e contenuto. L’istanza di accesso non costituisce controllo generalizzato sull’attività della pubblica amministrazione quando individua la documentazione richiesta sulla base delle informazioni già in possesso del richiedente e in collegamento con un procedimento che lo riguarda. L’amministrazione che abbia adempiuto solo parzialmente e in ritardo all’istanza, senza esibire tutta la documentazione in suo possesso né giustificarne la indisponibilità, è tenuta a consentire l’accesso e l’estrazione di copia degli atti mancanti, con conseguente parziale improcedibilità del ricorso per la parte già soddisfatta.

Il Fatto

Una società agricola presentava in data 29 novembre 2023 istanza di accesso agli atti ai sensi della legge n. 241/1990 nei confronti dell’Ambito Territoriale di Caccia competente. La richiesta riguardava la documentazione relativa alla revisione dei contratti in essere a seguito del commissariamento dell’ente e al procedimento di verifica di congruità del prezzo del prodotto offerto, in collegamento con l’annullamento della conferma di un ordine di acquisto nei suoi confronti.

L’istanza non riceveva risposta nei trenta giorni di legge. La società impugnava quindi il silenzio diniego, deducendo la violazione degli artt. 22 e seguenti della legge n. 241/1990 e degli artt. 2, 9, 10 e 14 del d.P.R. n. 184/2006, e chiedeva la condanna dell’ente all’esibizione dei documenti. L’amministrazione resistente eccepiva che la richiesta fosse diretta a un controllo generalizzato e affermava di avere comunque rilasciato, nelle more, la documentazione in suo possesso.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge in primo luogo l’eccezione dell’amministrazione. L’istanza individua la documentazione richiesta sulla base delle informazioni già a disposizione della ricorrente e in collegamento con un procedimento che la riguarda direttamente. Non si tratta dunque di una richiesta volta a un controllo generalizzato dell’attività amministrativa su documentazione non definita.

La sentenza afferma il principio per cui l’onere di specificazione dei documenti non esige l’indicazione formale di tutti gli estremi identificativi, quali organo emanante, numero di protocollo e data di adozione. È sufficiente l’indicazione dell’oggetto e dello scopo dell’atto, purché la domanda consenta all’amministrazione di comprenderne portata e contenuto. Il Collegio richiama sul punto TAR Sicilia Catania n. 284 del 30 gennaio 2023. Nel caso concreto la richiesta di atti relativi alla revisione dei contratti e alle verifiche di congruità del prezzo, collegata alla revoca dell’affidamento nei confronti della ricorrente, soddisfa tale onere.

Il Tribunale rileva poi che la documentazione depositata tardivamente dall’ente è comunque inerente all’istanza, poiché i verbali contengono dichiarazioni dei componenti degli organi dell’ambito relative alla fornitura oggetto della controversia. Ne deriva la parziale improcedibilità del ricorso per sopravvenuta carenza d’interesse sulla parte già soddisfatta.

Residua tuttavia un inadempimento. L’amministrazione, oltre ad avere adempiuto in ritardo, non ha depositato tutta la documentazione in suo possesso né ne ha giustificato la indisponibilità, con specifico riferimento a un preventivo di altra ditta utilizzato per verificare la competitività dei prezzi e non esibito, e a dichiarazioni e indagini di cui non è chiaro se siano state formalizzate in ulteriori documenti. Il ricorso è pertanto accolto per la parte residua, con condanna dell’ente a consentire l’accesso e l’estrazione di copia della documentazione non ancora esibita nel termine di trenta giorni dalla comunicazione o dalla notifica della sentenza, se anteriore.

Le spese di lite seguono la soccombenza e sono liquidate in dispositivo.