Accesso agli atti e obbligo di dichiarazione formale dell’inesistenza documentale (TAR Toscana n. 1891 del 24.11.2025)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi, riconosciuto a chi vanti un interesse diretto, concreto e attuale alla relativa ostensione, impone all’amministrazione di rilasciare la documentazione richiesta ovvero, qualora gli atti non esistano, di rendere una dichiarazione formale di inesistenza della quale l’ente assume piena responsabilità. La circostanza che l’ente abbia omesso la trasmissione per mero errore non elide l’obbligo di provvedere sull’istanza di accesso. L’assenza di atti nella disponibilità dell’amministrazione, derivante dalla scelta di avvalersi di un diverso strumento di riscossione, non legittima il silenzio, ma impone la formalizzazione dell’inesistenza documentale. Il giudice amministrativo accerta il diritto all’ostensione integrale o, in alternativa, alla dichiarazione attestante l’inesistenza, e condanna l’amministrazione ad adempiere entro un termine perentorio.

Il Fatto

La ricorrente aveva presentato al Comune di Firenze, il 2 aprile 2025, un’istanza di accesso alla documentazione relativa al fermo amministrativo della propria autovettura, comunicatole con atto del 31 marzo 2025 unitamente alla richiesta di pagamento di una sanzione pecuniaria per aver circolato senza la prescritta revisione del veicolo. L’amministrazione trasmise solo parte dei documenti richiesti, omettendo la comunicazione di avvenuto deposito del preavviso di fermo, il ruolo e il provvedimento di approvazione del ruolo con trasmissione degli elenchi al concessionario.

La ricorrente impugnò il diniego tacito, lamentando la violazione degli artt. 22 e ss. della legge n. 241/1990 e rivendicando l’interesse concreto alla conoscenza degli atti per verificare la legittimità della sanzione e del fermo. Il Comune, costituitosi, produsse in giudizio la comunicazione di avvenuto deposito, adducendo un mero errore, e dichiarò l’inesistenza del ruolo e del provvedimento di approvazione, poiché riscuote i crediti mediante ingiunzione fiscale ai sensi del r.d. n. 639/1910.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale ha preliminarmente respinto l’eccezione di tardività della memoria di replica del Comune, depositata il 23 ottobre 2025. In base al combinato disposto degli artt. 73, comma 1 e 87, comma 3 c.p.a., le repliche devono essere prodotte almeno dieci giorni prima della camera di consiglio, termine nella specie rispettato.

Nel merito, il Collegio ha dichiarato la cessazione della materia del contendere in relazione alla domanda di ostensione della comunicazione di avvenuto deposito, prodotta dall’ente nel corso del giudizio. Ha poi riconosciuto la fondatezza del ricorso per la parte residua, ravvisando l’interesse della ricorrente a ottenere copia di tutta la documentazione relativa al provvedimento di fermo adottato nei suoi confronti.

Il Tribunale ha escluso che ragioni di riservatezza potessero giustificare la mancata ostensione, in base alle vigenti disposizioni. Ha quindi accolto la domanda di accertamento del diritto all’ostensione integrale dei documenti richiesti o, in alternativa, al rilascio di una dichiarazione di cui l’amministrazione si assume la piena responsabilità, attestante formalmente l’inesistenza degli atti.

A sostegno di tale soluzione il Collegio ha richiamato T.A.R. Campania, Napoli, sez. V, 11 marzo 2024, n. 1627, T.A.R. Lazio, Roma, sez. II, 2 marzo 2022, n. 2485 e T.A.R. Lombardia, Milano, sez. III, 11 ottobre 2019, n. 2131. Ha pertanto condannato il Comune a provvedere entro quindici giorni dalla comunicazione in via amministrativa o dalla notificazione della sentenza.

Quanto alle spese, considerate le peculiarità della fattispecie e la parziale cessazione della materia del contendere, il Tribunale le ha compensate per metà e, per la restante metà, liquidate in € 1.000,00 a carico del Comune, da versare allo Stato ai sensi dell’art. 133 del d.P.R. n. 115/2002. Ha inoltre liquidato l’onorario al difensore, ammesso al patrocinio a spese dello Stato, in € 2.000,00 oltre accessori, ai sensi degli artt. 82 e 130 del medesimo d.P.R.