Accesso impossibile ai documenti inesistenti e divieto di elaborazione (TAR Piemonte n. 295 del 17.02.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso agli atti presuppone l’esistenza e l’effettiva disponibilità materiale del documento da parte dell’amministrazione. L’istanza che abbia a oggetto un documento inesistente è inammissibile per carenza dell’oggetto, non potendo l’amministrazione essere obbligata a esibire ciò che non detiene né a formarlo. Il diritto di accesso non può imporre all’amministrazione un facere ulteriore rispetto alla mera ostensione, traducendosi altrimenti in una richiesta di elaborazione di un nuovo documento, estranea al disposto dell’art. 22, comma 4, legge n. 241/1990. La richiesta di accesso genericamente preordinata a un controllo indiscriminato sull’azione amministrativa è esplorativa e inammissibile. L’omessa indicazione del responsabile del procedimento non è vizio invalidante, supplendo il meccanismo di cui all’art. 5, comma 2, legge n. 241/1990.

Il Fatto

I ricorrenti, dipendenti di un ateneo inquadrati nell’area delle elevate professionalità, hanno partecipato a una procedura di selezione interna per la copertura di posizioni organizzative. In esito alla selezione hanno ricevuto incarichi di responsabilità con una retribuzione di posizione correlata a una pesatura qualificata “Significativa A”. Con successivo decreto, l’amministrazione ha rettificato la classificazione, per errore materiale, da “Significativa A” a “Significativa B”, con conseguente riduzione del compenso.

I ricorrenti hanno contestato la riduzione e chiesto la revoca degli atti. L’amministrazione ha replicato che si trattava di mero errore di trascrizione. Con istanza del 2 ottobre 2025 i ricorrenti hanno chiesto l’accesso a una serie di atti, tra cui la relazione che avrebbe preceduto la pesatura, il provvedimento recante i criteri e ogni altro documento utile, oltre all’indicazione del responsabile del procedimento. Insoddisfatti del riscontro, hanno impugnato il tacito diniego parziale.

La Motivazione della Corte

Il Collegio respinge integralmente il ricorso. L’amministrazione ha fornito tutta la documentazione esistente e le informazioni necessarie a comprendere l’iter logico-giuridico della pesatura. La relazione che avrebbe preceduto la valutazione è un documento inesistente: il procedimento si svolge tramite un applicativo on-line che elabora in modo standardizzato i criteri della contrattazione integrativa, senza attività discrezionale tradotta in una relazione.

Dal combinato disposto dell’art. 22, comma 1, lett. d), legge n. 241/1990 e dell’art. 25, comma 2, legge n. 241/1990 discende che il diritto di accesso trova un limite giuridico e materiale nella disponibilità del documento. L’esistenza dell’oggetto fisico è presupposto logico della fattispecie: si versa altrimenti in un caso di accesso impossibile, anche in ragione del principio ad impossibilia nemo tenetur. I ricorrenti non hanno offerto alcuna dimostrazione, neppure indiziaria, dell’esistenza del documento. Il Collegio richiama sul punto Cons. Stato, Sez. V, n. 779 del 2026.

Quanto ai criteri di pesatura, l’amministrazione ha indicato la fonte, cioè il Contratto Integrativo di Ateneo 2011-2012, reso accessibile tramite link. L’art. 5 dello stesso elenca i parametri poi inseriti nell’applicativo. Nessun altro documento era dovuto. La richiesta di ulteriore specificazione non riguarda atti preesistenti, ma sollecita un’attività di elaborazione cui l’amministrazione non è tenuta, come affermato dalla giurisprudenza richiamata, tra cui Cons. Stato, Sez. V, n. 7787.

Il Collegio ribadisce che, di fronte a una dichiarazione espressa di inesistenza di un atto, non vi sono margini per ordinare l’accesso, altrimenti statuizione inutiliter data per mancanza di oggetto. La richiesta residuale e generale di “ogni altro atto” è palesemente esplorativa e inammissibile, non essendo collegata a documenti individuati o individuabili.

Quanto alla mancata indicazione del responsabile del procedimento, l’irregolarità è irrilevante: non ha compromesso le garanzie partecipative e difensive. In forza dell’art. 5, comma 2, legge n. 241/1990 l’omissione non è vizio invalidante, potendosi considerare responsabile il dirigente preposto all’unità competente. Il ricorso è respinto con condanna dei ricorrenti alle spese di giudizio.