Accesso agli atti di gara subordinato alla prova della disponibilità documentale (TAR Lombardia n. 3983 del 05.12.2025)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi incontra un limite materiale e giuridico nella concreta disponibilità del documento in capo all’Amministrazione destinataria dell’istanza. La materiale detenzione costituisce fatto costitutivo della pretesa ostensiva e la sua dimostrazione grava, a norma dell’art. 2697 c.c., su chi intende far valere il diritto, potendo essere fornita anche per presunzioni o in via indiziaria, ma non attraverso mere supposizioni. Ove l’Amministrazione dichiari espressamente di non detenere o di non avere mai formato il documento, il giudice non può ordinare l’accesso, perché la statuizione sarebbe inutiliter data. Nei contratti pubblici, inoltre, la relazione riservata della direzione lavori e quella del R.U.P. sono sottratte all’accesso ai sensi dell’art. 35, comma 4, lett. b, n. 2, del D. Lgs. n. 36 del 2023.

Il Fatto

La società ricorrente, aggiudicataria di un appalto integrato indetto da una stazione appaltante per la progettazione esecutiva e la realizzazione di lavori di efficientamento energetico, completava l’intervento e vedeva approvato il certificato di collaudo con una determinazione del direttore generale dell’Ente.

Assumendo l’illegittimità di tale determinazione e la sua natura pregiudizievole, la società presentava istanza di accesso alla documentazione amministrativa e contabile dell’appalto per finalità difensive. Il R.U.P. riscontrava negativamente l’istanza con una nota con cui dichiarava il mancato possesso di parte della documentazione e la non ostensibilità di altra. La società impugnava il diniego davanti al giudice amministrativo, chiedendo l’annullamento e l’accertamento del proprio diritto all’ostensione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio afferma in via preliminare la giurisdizione esclusiva del giudice amministrativo in materia di accesso ai documenti amministrativi, ai sensi dell’art. 133, comma 1, lett. a, n. 6, cod. proc. amm., e delimita l’oggetto del giudizio alla sola legittimità del diniego opposto dall’Ente, escludendo dal sindacato i profili attinenti alla regolarità dell’esecuzione e del collaudo.

Quanto al provvedimento di nomina del direttore dei lavori e al giornale dei lavori con i documenti contabili, il Tribunale rileva che il R.U.P. ha dichiarato il mancato possesso o l’inesistenza della documentazione. Su tale dichiarazione il Collegio fonda il rigetto, richiamando il principio per cui il diritto di accesso postula la materiale detenzione del documento da parte dell’Amministrazione. Tale presupposto, qualificato come fatto costitutivo della pretesa, deve essere provato dal richiedente, anche in via presuntiva o indiziaria, ma non con mere supposizioni.

Il Collegio osserva che l’onere probatorio non subisce deroga per i fatti negativi, potendo la relativa dimostrazione essere offerta mediante prova di un fatto positivo contrario o tramite presunzioni. Nel caso concreto, la ricorrente non ha assolto tale onere. A sostegno richiama Cons. Stato n. 2142 del 2020, Cons. Stato n. 6713 del 2021, Cons. Stato n. 7719 del 2025, oltre a Cass. civ. n. 15162 del 2008.

In relazione alla relazione riservata della direzione lavori, alla relazione riservata del R.U.P. e all’invito alla firma del conto finale, il ricorso è respinto per un duplice ordine di ragioni. Anzitutto, nel ricorso non sono state rivolte specifiche contestazioni al diniego, risultando tardive quelle contenute solo in memoria non notificata, atteso il carattere impugnatorio del rimedio in materia di accesso. In ogni caso, le relazioni riservate non sono accessibili per espressa previsione normativa.

Ne consegue la reiezione del ricorso, con compensazione delle spese di giudizio in ragione delle peculiarità della controversia.