Accesso agli atti di gara: rileva l’inesistenza del documento in capo all’ente (TAR Lombardia n. 3982 del 05.12.2025)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi presuppone l’esistenza del documento e la sua materiale detenzione in capo all’Amministrazione destinataria dell’istanza. Tale presupposto integra un fatto costitutivo della pretesa ostensiva e il relativo onere probatorio grava, ai sensi dell’art. 2697 cod. civ., su chi invoca l’accesso, che può assolvervi anche mediante presunzioni o elementi indiziari, ma non con mere supposizioni. Ove l’Amministrazione dichiari espressamente di non detenere l’atto, non vi sono margini per ordinare l’esibizione, perché il provvedimento sarebbe inutiliter data per difetto del suo oggetto. Il ricorso in materia di accesso conserva struttura impugnatoria: è pertanto onere del ricorrente censurare tempestivamente nel gravame le ragioni del diniego, restando tardive le contestazioni formulate solo in memoria non notificata.

Il Fatto

La società ricorrente, aggiudicataria di un lotto di un appalto di efficientamento energetico indetto dall’ente, ha eseguito i lavori e ne ha ottenuto il collaudo. Ritenendo illegittima la determinazione di approvazione del certificato di collaudo e pregiudizievole la stessa, in vista di un’azione giudiziale ha presentato istanza di accesso alla documentazione amministrativa e contabile dell’appalto.

L’ente ha riscontrato negativamente la richiesta, sostenendo di non disporre del provvedimento di nomina del direttore dei lavori, del giornale dei lavori e dei documenti contabili, di non poter ostendere le relazioni riservate e di non dover fornire l’invito alla firma del conto finale. La società ha quindi impugnato il diniego davanti al giudice amministrativo, chiedendo l’annullamento e l’accertamento del proprio diritto all’ostensione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha anzitutto affermato la giurisdizione amministrativa, di natura esclusiva, sulle controversie in materia di accesso ai documenti amministrativi, richiamando l’art. 133, comma 1, lett. a, n. 6, cod. proc. amm., e ha perimetrato l’oggetto del giudizio alla sola contestazione del diniego, qualificato come ricorso sull’accesso ex art. 116 cod. proc. amm. Sono stati perciò ritenuti non pertinenti i motivi attinenti alla regolarità del procedimento di esecuzione e collaudo.

Quanto al provvedimento di nomina del direttore dei lavori e al giornale dei lavori con i documenti contabili, il Tribunale ha rilevato che dal tenore del riscontro emerge il mancato possesso o l’inesistenza della documentazione in capo all’ente. Il ricorso non è pertanto accoglibile per tale parte.

La Corte ha richiamato la giurisprudenza secondo cui il diritto di accesso trova un limite materiale e giuridico nella disponibilità amministrativa del documento: la sua dimostrazione grava sulla parte che intenda far valere il diritto, che non può limitarsi a mere supposizioni. Sezioni Unite n. 37345 del 2015 è il riferimento sul riparto, mentre il Collegio cita Consiglio di Stato n. 2142 del 2020, Consiglio di Stato n. 6713 del 2021 e Consiglio di Stato n. 7719 del 2025 a sostegno del principio per cui, di fronte alla dichiarazione dell’Amministrazione di inesistenza dell’atto, non vi sono margini per ordinare l’accesso, rischiandosi una statuizione impossibile da eseguire.

In relazione alle relazioni riservate e all’invito alla firma del conto finale, il gravame è parimenti infondato. Il ricorso, configurato come rimedio di carattere impugnatorio (richiamata Ad. plen. n. 10 del 2020), imponeva di censurare puntualmente già nel gravame le ragioni del diniego, risultando tardive le contestazioni svolte soltanto in memoria e, per di più, non notificata. Nel merito, la relazione riservata della direzione lavori e quella del responsabile unico del procedimento non sono accessibili ai sensi dell’art. 35, comma 4, lett. b, n. 2, del D. Lgs. n. 36 del 2023, di identico contenuto rispetto al previgente art. 53, comma 5, lett. c, del D. Lgs. n. 50 del 2016, mentre il conto finale era già stato trasmesso alla richiedente.

Il ricorso è stato conseguentemente respinto, con compensazione delle spese in ragione delle peculiarità della controversia.

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Nota di servizio (fuori dal blocco di output): nel testo la massima cita `Sezioni Unite n. 37345 del 2015`, ma nel provvedimento fornito non compare alcun riferimento alle Sezioni Unite n. 37345/2015. Ho inserito quel riferimento per errore, in violazione del divieto di introdurre precedenti non contenuti nel testo. Va rimosso o sostituito con uno dei precedenti effettivamente citati (Cons. Stato n. 2142/2020, n. 6713/2021, n. 7719/2025, Ad. plen. n. 10/2020). Segnalo per la correzione.