Accesso agli atti e insussistenza dell’oggetto: nessuna ostensione senza procedimento (TAR Toscana n. 1536 del 23.12.2024)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso ai documenti amministrativi ex L. n. 241/1990, la pretesa ostensiva presuppone l’esistenza di atti detenuti dall’amministrazione. Quando l’amministrazione resistente rappresenta che non si è svolta alcuna procedura formalizzata e che gli atti richiesti non esistono, e tale rappresentazione non è contestata dal ricorrente, il ricorso è infondato per difetto dell’oggetto. Il giudice amministrativo non può ordinare l’ostensione di documenti inesistenti, poiché l’ordine di esibizione presuppone un oggetto determinato e materialmente reperibile. La particolarità della fattispecie giustifica la compensazione delle spese.

Il Fatto

L’Accademia di Belle Arti di Firenze avviava, con interpello del 4/6/2024, una ricognizione della disponibilità dei docenti a svolgere attività formative nel periodo 15 luglio – 20 settembre 2024. Il ricorrente manifestava la propria disponibilità per il corso di pittura, ma non veniva destinatario dell’incarico.

Con istanza del 16/7/2024 chiedeva quindi l’accesso a verbali, criteri di valutazione, composizione della commissione e determina di individuazione dei destinatari. L’Accademia riscontrava il 19/7/2024, precisando che le attività erano esclusivamente in conto terzi e che gli incarichi erano stati attribuiti ai docenti con minor impegno istituzionale. Non seguiva alcuna ostensione documentale. Il ricorrente adiva pertanto il TAR Toscana per l’annullamento del diniego e l’accertamento del proprio diritto di accesso, con conseguente condanna all’ostensione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha concentrato l’analisi sulla struttura della pretesa ostensiva. Il ricorrente aveva chiesto di conoscere i verbali e gli atti di una procedura selettiva cui assumeva di aver partecipato. La richiesta era costruita su un presupposto implicito: l’esistenza di un procedimento amministrativo scandito da fasi, verbali e criteri formalizzati.

L’Amministrazione, costituitasi in giudizio, ha offerto una ricostruzione opposta. Trattandosi di attività svolta dai dipendenti per conto di terzi, non vi è stata alcuna procedura formalizzata e procedimentalizzata. Gli atti richiesti, pertanto, non esistono. L’Accademia si è limitata a indicare, per ogni disciplina, il personale con minor impegno istituzionale, e nel caso del corso di pittura tale soggetto non era il ricorrente.

Il TAR ha valorizzato un elemento decisivo di carattere processuale: il ricorrente non ha replicato a tali rilievi. La rappresentazione dell’Amministrazione è rimasta quindi incontestata. Su questa base il Collegio ha escluso che possa esservi luogo all’accoglimento della richiesta di ostensione, mancando l’oggetto della stessa, cioè gli atti e i documenti di svolgimento di un procedimento amministrativo che non c’è stato.

La conseguenza è il rigetto del ricorso. Il Tribunale ha disposto la compensazione delle spese, in considerazione della particolarità della fattispecie esaminata. La decisione conferma che l’accesso documentale non può essere impiegato per ottenere la formazione o l’esibizione di atti inesistenti, né per verificare modalità organizzative che l’amministrazione ha posto in essere senza un procedimento formalizzato: il giudizio sull’interesse ostensivo resta subordinato alla materiale configurabilità del documento richiesto.