Accesso agli atti e onere della P.A. di dichiarare la mancata detenzione (TAR Sicilia n. 2655 del 25.09.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’art. 22, comma 2, della legge n. 241/1990 configura l’accesso come principio generale dell’attività amministrativa, mentre il comma 3 ne afferma la massima ostensione. La legittimazione spetta a chi vanti un interesse diretto, concreto e attuale a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento. Quando il richiedente indichi i documenti puntualmente, almeno per categoria, e questi rientrino ordinariamente nel patrimonio dell’archivio dell’ente, sulla P.A. grava l’onere di dichiarare la mancata detenzione o custodia. In difetto di tale dichiarazione il silenzio sull’istanza non è legittimo e il giudice amministrativo ordina l’ostensione nel termine di trenta giorni ai sensi dell’art. 116, comma 4, c.p.a.

Il Fatto

La ricorrente aveva assunto l’incarico di direzione dei lavori, misura e contabilità, liquidazione, assistenza al collaudo e coordinamento della sicurezza per un intervento di rifunzionalizzazione immobiliare destinato a polo culturale. Aveva svolto l’incarico fino al 13.6.2023, quando, dopo la trasmissione della perizia di variante suppletiva redatta su richiesta della stazione appaltante, non aveva più avuto notizie dall’amministrazione. Aveva quindi appreso che il Comune aveva concluso i lavori.

Con istanza del 20.4.2026 la ricorrente aveva chiesto l’accesso a una serie di atti: determinazioni di affidamento dell’incarico a un altro professionista, contratto e disciplinare, certificato di ultimazione o verbale di collaudo, intera contabilità successiva al giugno 2023, comunicazioni interne sul passaggio di funzioni e la perizia di variante nella versione acquisita agli atti. Di fronte al silenzio-rigetto del Comune, non costituito in giudizio, ha proposto ricorso per l’annullamento e per l’accertamento del diritto all’ostensione. Le istanze cautelari, monocratica e collegiale, erano state respinte.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dalla qualificazione dell’accesso come principio generale dell’attività amministrativa, richiamando l’art. 22, commi 2 e 3, della legge n. 241/1990. Sul piano della legittimazione, la norma di riferimento è l’art. 22, comma 1, lett. b), che ricomprende tutti i soggetti privati portatori di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento richiesto.

Il Tribunale ritiene che la ricorrente abbia adeguatamente rappresentato l’interesse sotteso alla domanda, individuato nella sua posizione di direttore dei lavori nell’ambito di un’opera poi conclusa aliunde dall’amministrazione comunale, interesse ribadito in sede processuale. Si tratta di una posizione che giustifica l’ostensione e che non rientra tra quelle sottratte all’accesso dall’art. 24 della legge n. 241/1990.

Il passaggio centrale riguarda il riparto dell’onere probatorio. Il Collegio afferma che, ove i documenti siano stati indicati puntualmente, quantomeno per categoria, e rientrino ordinariamente nel patrimonio dell’archivio dell’ente, incombe sulla P.A. resistente la responsabilità di dichiarare la mancata detenzione o custodia. Il principio è sostenuto dal richiamo a Cons. St. sez. VI, 12 settembre 2022, n. 7896. Nel caso concreto nessuna dichiarazione di tal fatta è stata versata agli atti.

Da qui l’accoglimento del ricorso. Il Comune dovrà consentire la visione e l’estrazione di copia della documentazione, ove esistente, nel termine di trenta giorni decorrente dalla comunicazione della sentenza, ai sensi dell’art. 116, comma 4, c.p.a. In applicazione del principio di soccombenza, l’amministrazione è condannata alla rifusione delle spese, distratte al difensore dichiaratosi antistatario.