Accesso documentale e dichiarazione ex art. 47 d.P.R. n. 445/2000 per atti irreperibili (TAR Basilicata n. 82 del 26.02.2026)

Principi di diritto (Massima)
Nel giudizio promosso ai sensi dell’art. 116 cod. proc. amm. avverso il diniego di accesso, ove l’amministrazione opponga l’irreperibilità dei documenti richiesti, il giudice amministrativo può disporre un’istruttoria volta a verificare la fondatezza dell’asserto. A tal fine è legittimo l’esercizio dei poteri istruttori officiosi di cui all’art. 63 cod. proc. amm., ordinando all’amministrazione o al responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi di rendere una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai sensi dell’art. 47 d.P.R. n. 445/2000. La dichiarazione deve attestare le modalità di conservazione degli atti, le ragioni del loro smarrimento, le ricerche compiute e le cause dell’impossibilità di reperirli, nonché l’eventuale scarto d’archivio o il trasferimento all’Archivio di Stato ai sensi dell’art. 68 d.P.R. n. 445/2000. L’accertamento della sussistenza dell’obbligo di esibizione, ai sensi dell’art. 116, comma 4, cod. proc. amm., presuppone infatti la verifica dell’effettiva detenzione del documento da parte dell’amministrazione.

Il Fatto

La società ricorrente, subentrata nella titolarità di un progetto di discarica approvato con delibera della Giunta regionale, proponeva istanza di accesso documentale volta ad ottenere il progetto di realizzazione della discarica e la relativa documentazione a supporto, nonché l’autorizzazione all’esercizio con gli allegati tecnici. L’amministrazione regionale riscontrava l’istanza negativamente, rappresentando di non aver potuto rinvenire la documentazione richiesta, asseritamente smarrita. Avverso tale riscontro la società proponeva ricorso ai sensi dell’art. 116 cod. proc. amm., deducendo l’illegittimità del diniego tacito o espresso di accesso ai documenti amministrativi.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale amministrativo, preliminarmente alla definizione del giudizio, ha ritenuto necessario acquisire elementi conoscitivi sulla effettiva situazione di detenzione e conservazione dei documenti oggetto della richiesta di accesso. L’ordinanza muove dalla considerazione che l’esito del giudizio dipende dalla verifica della sussistenza dell’obbligo di esibizione in capo all’amministrazione, obbligo che viene meno soltanto nell’ipotesi in cui i documenti non siano nella disponibilità dell’ente.

Il Collegio ha quindi esercitato i poteri istruttori di cui all’art. 63 cod. proc. amm., disponendo un accertamento officioso. In particolare, ha ordinato al dirigente della Direzione Generale dell’Ambiente, Energia e Tutela del Territorio della Regione Basilicata, ovvero al responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi, di rendere una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai sensi dell’art. 47 d.P.R. n. 445/2000.

Il contenuto della dichiarazione è stato analiticamente predeterminato dal Tribunale. L’amministrazione è tenuta ad attestare le modalità di conservazione degli atti indicati in epigrafe, le ragioni del loro smarrimento e le ricerche concretamente compiute, nonché le ragioni dell’impossibilità di reperirli. Tale verifica risulta funzionale ad accertare se i documenti siano stati oggetto di scarto d’archivio oppure siano stati trasferiti all’Archivio di Stato, ai sensi dell’art. 68 d.P.R. n. 445/2000.

L’ordinanza ha natura squisitamente istruttoria e non definisce il giudizio, che è stato rinviato alla camera di consiglio del 24 giugno 2026 per il prosieguo della trattazione. Il termine concesso all’amministrazione per il deposito della dichiarazione è di trenta giorni dalla comunicazione dell’ordinanza o dalla notificazione a cura di parte, se anteriore.