Accesso ai documenti amministrativi escluso per le chat sulla piattaforma Teams (TAR Emilia-Romagna n. 767 del 30.10.2024)

Principi di diritto (Massima)
Le comunicazioni intercorse tra collaboratori tramite la piattaforma Teams non costituiscono documento amministrativo ai sensi dell’art. 22 della legge n. 241/1990, quando sono strumentali all’esecuzione di un contratto di lavoro autonomo e non all’esercizio di funzioni pubblicistiche né alla formazione di atti endoprocedimentali. L’art. 116 c.p.a. non può pertanto sorreggere la pretesa ostensiva rispetto a mere interlocuzioni tra privati. Resta fermo il diritto del collaboratore di accedere alle valutazioni interne ed esterne che riguardano la propria prestazione, mentre per le valutazioni dei componenti del team egli deve provare in concreto la prevalenza del proprio interesse sulla riservatezza dei terzi.

Il Fatto

La ricorrente, esperto PNRR legata alla Regione da un contratto di collaborazione autonoma, dopo due incarichi ha visto risolto il contratto per grave inadempimento, in ragione di un mancato inserimento nel team territoriale a lei assegnato. Per difendersi ha presentato istanza di accesso agli atti ai sensi degli artt. 22 e ss. della legge n. 241/1990, chiedendo tra l’altro le chat e i post scambiati sulla piattaforma Teams, il calendario, i file inviati e le valutazioni interne ed esterne riferite al team.

La Regione ha consentito solo l’accesso ad alcuni atti, negando l’estrazione dei contenuti di Teams per genericità dell’istanza e per recessività dell’interesse rispetto alla riservatezza dei soggetti coinvolti. Ha inoltre escluso l’accesso alle valutazioni relative all’anno 2022, ritenute non collegate alle criticità del 2023. Da qui il ricorso per l’accertamento del diritto e la condanna all’esibizione ex art. 116 c.p.a.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale affronta il nodo della qualificazione di ciò che la ricorrente chiede di ostendere. L’art. 22 della legge n. 241/1990 definisce documento amministrativo ogni rappresentazione del contenuto di atti, anche interni, detenuti dalla pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse. Il perimetro dell’accesso riguarda quindi documenti che esprimono una sequenza dotata di autonomia logico-giuridica all’interno di un procedimento.

Le chat e i post su Teams, secondo il Collegio, non superano questa soglia. Non si tratta di atti amministrativi né di atti strumentali alla loro formazione, ma di interlocuzioni tra privati, collegati da un rapporto di collaborazione finalizzato alla corretta esecuzione del contratto stipulato con la Regione. La piattaforma, chiarisce il Tribunale, è strumentale solo a consentire le comunicazioni tra gli esperti e la coordinatrice, non all’esercizio di funzioni pubblicistiche. Non dimostrata è nemmeno la loro pertinenza a un procedimento amministrativo.

Il Collegio valorizza l’art. 2 e l’art. 4 del contratto, che escludono il vincolo di subordinazione e pongono in capo all’esperto mezzi e organizzazione propri. L’utilizzo di Teams resta così estraneo all’esecuzione della prestazione professionale e riconducibile all’organizzazione dell’attività posta a carico del collaboratore. La ricorrente non ha assolto all’onere di provare la natura amministrativa di quanto richiesto.

Analoga è la conclusione per il calendario e per i file inviati: il primo dimostra al più la programmazione delle interlocuzioni, i secondi sono creati dalla stessa ricorrente, il cui interesse provato si riduce alla certificazione dell’avvenuto invio e della conseguente ricezione. Su quest’ultimo punto il ricorso è quindi accolto.

Diversa la sorte delle valutazioni relative al 2022. Il Tribunale ritiene illegittimo il diniego rispetto alle valutazioni che hanno espressamente riguardato la ricorrente, perché attengono alla sua posizione e al corretto espletamento dell’incarico. Per le valutazioni degli altri componenti del team, invece, opera il bilanciamento con la riservatezza: l’onere di argomentare la prevalenza del proprio interesse incombe sul richiedente e nel caso concreto tale prova è mancante. Il ricorso è pertanto accolto nei limiti indicati, con compensazione delle spese in ragione del limitato accoglimento.