Accesso difensivo e ricerca del documento: la gravosità non giustifica il diniego (TAR Puglia n. 1146 del 16.10.2025)

Principi di diritto (Massima)
L’accesso difensivo ex art. 24, comma 7, legge n. 241/1990 non presuppone la pendenza di un giudizio ed è funzionale anche alla sola valutazione dell’opportunità di instaurarlo. L’onere di specificazione dei documenti non impone l’indicazione degli estremi identificativi (organo, numero, data), ma può essere assolto con l’oggetto e lo scopo dell’atto, entro un arco temporale circoscritto. La mera gravosità della ricerca non giustifica il diniego: solo l’inesistenza o l’oggettiva impossibilità di reperire i documenti può fondarlo, dovendo l’Amministrazione compiere ogni sforzo e prospettare soluzioni alternative prima di negare l’ostensione.

Il Fatto

Il ricorrente, dipendente dell’Università degli Studi di Bari, assume di essere stato adibito per anni a mansioni inferiori alla qualifica e di aver subito condotte integranti mobbing e demansionamento. Per istruire l’azione risarcitoria davanti al Giudice del Lavoro chiede copia della deliberazione con cui il Consiglio di Dipartimento gli avrebbe assegnato, negli anni Novanta, una postazione nella stanza del Segretario amministrativo.

Non ricordando la data esatta dell’atto, il ricorrente presenta una prima istanza, respinta perché priva dell’indicazione temporale del documento. Formula quindi una nuova istanza il 11 novembre 2024, chiedendo l’accesso a tutte le deliberazioni del Consiglio di Dipartimento adottate tra il 1° ottobre 1996 e il 15 marzo 1999. L’Università nega l’accesso con provvedimento del 27 novembre 2024, ritenendo la richiesta generica, esplorativa e di difficile soddisfacimento, anche per la cessazione del Dipartimento dal 2012 e la disponibilità dei soli originali cartacei. Il ricorrente impugna il diniego, invocando l’accesso difensivo e chiedendo la nomina di un commissario ad acta.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dall’art. 22, comma 2, legge n. 241/1990, che configura l’accesso come principio generale dell’attività amministrativa e declinazione del principio di trasparenza e dell’art. 97 Cost.: l’accessibilità è la regola, l’esclusione l’eccezione espressamente prevista.

Nel caso concreto il giudice ravvisa un interesse diretto, concreto e attuale ai sensi dell’art. 22, comma 1, lett. b), e un interesse difensivo congruamente rappresentato ex art. 24, comma 7. La documentazione è puntualmente individuabile sulla base delle indicazioni di parte, che ha circoscritto il periodo e la finalità dell’atto.

Il Tribunale esclude la genericità dell’istanza: chi esercita il diritto di accesso, per definizione, non conosce o conosce solo parzialmente ciò che chiede, e la richiesta integrativa del 11 novembre 2024 nasce proprio dal precedente diniego fondato sull’assenza della data. Solo l’inesistenza o l’oggettiva impossibilità di rinvenire i documenti può giustificare il diniego: la gravosità della ricerca non esime l’Amministrazione, che deve compiere ogni sforzo e può condizionare l’ostensione al pagamento dei diritti di visura e ricerca.

Il Collegio esclude finalità emulative e ribadisce che il giudice amministrativo verifica solo l’assenza di manifesta pretestuosità del bisogno difensivo, senza sindacare la strategia processuale né l’effettiva utilità dei documenti. L’accesso difensivo opera anche prima del giudizio, in funzione della valutazione dell’opportunità di instaurarlo; i documenti acquisiti potranno poi essere prodotti in causa.

Il ricorso è quindi accolto: l’Università deve ricercare e individuare la deliberazione di concreto interesse — senza visione generalizzata di tutte le deliberazioni del periodo — ed esibirla entro trenta giorni, salva l’esplicita indicazione della relativa inesistenza. La nomina del commissario ad acta resta riservata all’ipotesi di persistente inadempimento; le spese sono compensate.