Accesso agli atti e divieto di istanze esplorative nel procedimento amministrativo (TAR Sardegna n. 1158 del 11.12.2025)

Principi di diritto (Massima)
La domanda di accesso agli atti amministrativi deve avere un oggetto determinato o quanto meno determinabile e riferirsi a documenti esistenti in rerum natura, già formati e detenuti dall’amministrazione, senza che il richiedente possa pretendere attività di ricerca, elaborazione o formazione di documenti nuovi. L’istanza che si rivolge a un complesso non individuato di atti, di cui non si conosce consistenza, contenuto e finanche effettiva sussistenza, assume carattere meramente esplorativo ed è legittimamente respinta. La pubblica amministrazione che dichiari, sotto la propria responsabilità, di non detenere ulteriori documenti oltre a quelli esibiti, non può essere destinataria di un ordine giudiziale di esibizione, posto il principio ad impossibilia nemo tenetur. Ne consegue la reiezione del ricorso per la parte in cui censuri il diniego opposto a richieste ostensive generiche o non circoscritte.

Il Fatto

Il ricorrente, Assistente Capo Coordinatore del Corpo della Polizia penitenziaria in servizio presso una Casa di Reclusione, partecipava a un interpello per l’assegnazione ai posti soggetti a rotazione, risultando primo in graduatoria per l’Ufficio servizi e optando per tale posizione con rinuncia alle altre. All’esito del periodo di prova triennale veniva giudicato non idoneo e, con successivo ordine di servizio, l’amministrazione disponeva lo scorrimento della graduatoria.

Avverso tale determinazione il dipendente proponeva gravame e, in parallelo, esercitava il diritto di accesso agli atti del procedimento. L’amministrazione accoglieva solo parzialmente l’istanza, negando la relazione del Responsabile dell’Area, qualificata come atto endoprocedimentale, le interlocuzioni con l’amministrazione precedenti l’assegnazione e ogni altro atto non specificamente indicato. Il ricorrente impugnava il diniego parziale, dolendosi della lesione della propria posizione e della necessità di verificare le motivazioni dell’esclusione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio affronta due distinti profili. Quanto alla relazione di fine trimestre del Comandante del reparto, il cui deposito in giudizio è documentato, rileva la cessazione della materia del contendere, essendo sopravvenuta l’ostensione richiesta.

Sulla parte residua, il TAR osserva che l’amministrazione aveva già accolto l’accesso agli atti formati dopo l’approvazione delle graduatorie, segnatamente gli ordini di servizio di inserimento e rimozione dall’Ufficio Servizi. Restava inevasa solo la richiesta di non meglio precisate interlocuzioni e di “ogni altro eventuale atto”.

Il Collegio ritiene che l’amministrazione abbia affermato in giudizio, assumendosene la responsabilità, di aver depositato tutti gli atti del procedimento: ciò costituisce elemento idoneo a far presumere l’inesistenza di ulteriore documentazione. Richiamando il principio ad impossibilia nemo tenetur, il giudice non può imporre l’esibizione di atti che la p.a. dichiari di non possedere sulla base di circostanze oggettive e specifiche.

Quanto al secondo profilo, è consolidato l’orientamento secondo cui l’istanza di accesso non può riguardare dati e informazioni generiche relativi a un complesso non individuato di atti, la cui consistenza e sussistenza siano incerte: una tale richiesta ha carattere meramente esplorativo. L’amministrazione è tenuta a produrre documenti individuati in modo sufficientemente preciso e circoscritto, non a svolgere attività di ricerca ed elaborazione incompatibili con la funzionalità e l’economicità dell’azione amministrativa.

Nel caso concreto, la richiesta era formulata in termini eccessivamente generici — mere interlocuzioni intercorse peraltro tra l’amministrazione e il ricorrente stesso, e atti ulteriori della cui formazione non si ha certezza. Il ricorso è pertanto respinto siccome infondato per la parte residua, con integrale compensazione delle spese in ragione della parziale reciproca soccombenza.