Accesso agli atti limitato dalla concreta disponibilità dei documenti (TAR Umbria n. 193 del 04.05.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso agli atti trova il suo naturale limite nell’effettiva esistenza e disponibilità dei documenti. L’amministrazione è tenuta a ricercare i documenti nei propri archivi, ma non può esibire atti che non esistano o che, per cause oggettive e circostanziate, non riesca più a reperire. Non è sufficiente, per sottrarsi agli obblighi di ostensione, la mera e indimostrata affermazione di indisponibilità fondata sul tempo trascorso o su generiche modifiche organizzative. Quando invece l’impossibilità di esibizione è dimostrata da circostanze oggettive e verificabili, l’accesso concretamente possibile si considera compiutamente realizzato e il giudizio si conclude con la cessazione della materia del contendere ai sensi dell’art. 34, comma 5, cod. proc. amm.

Il Fatto

Il ricorrente, proprietario di terreni sui quali il Comune ha realizzato un edificio scolastico e ha ampliato una strada comunale, ha presentato due istanze di accesso agli atti, formulate nelle date del 22 agosto 2025 e del 15 ottobre 2025, per acquisire copia di tutti i documenti relativi alle particelle interessate, a partire dall’anno 1950.

Il Comune ha riscontrato parzialmente le istanze con nota del 29 ottobre 2025, fornendo una cronistoria delle vicende e parte della documentazione reperita, affermando che i terreni erano stati acquisiti in esito a una transazione con gli originari proprietari e che gli indennizzi erano stati corrisposti. Il ricorrente ha replicato con una nuova istanza del 31 ottobre 2025, contestando la mancanza di parte della documentazione e chiedendo l’accesso a specifici atti presupposti. Non ottenendo riscontro, ha proposto ricorso per l’accertamento dell’illegittimità della nota parziale e del silenzio serbato dall’amministrazione, chiedendo la condanna all’esibizione dei documenti mancanti.

La Motivazione della Corte

Il Collegio affronta la questione del limite del diritto di accesso quando l’amministrazione deduca l’impossibilità oggettiva di esibire la documentazione richiesta. Il principio è chiaro: il diritto di accesso trova il suo naturale limite nell’esistenza e nella disponibilità dei documenti, poiché l’amministrazione è obbligata a ricercarli nei propri archivi ma non può esibire atti che non esistano o che non riesca a trovare.

Il Tribunale richiama la giurisprudenza secondo cui, pur non potendosi imporre l’ostensione di atti di cui l’amministrazione dimostri, sulla base di circostanze oggettive e circostanziate, di non essere più in possesso, non può però essere sufficiente la mera e indimostrata affermazione di indisponibilità conseguente al tempo trascorso e alle modifiche organizzative intervenute (Cons. Stato, VI, n. 892/2013).

Nel caso concreto, il riscontro solo parziale delle istanze non è motivato con difficoltà generiche, bensì con le conseguenze che sugli archivi comunali hanno avuto gli eventi sismici che hanno colpito il territorio, oltre al lungo tempo trascorso. La documentazione risulta peraltro conservata su supporto cartaceo e dislocata in archivi diversi, circostanza che ha reso particolarmente difficoltoso il reperimento.

Il Collegio ritiene che, anche volendo estendere l’onere di ricerca a iniziative presso altre amministrazioni o all’adozione di atti di riorganizzazione archivistica per accertare definitivamente lo smarrimento dei documenti, nel caso in esame si tratti di documentazione propria del Comune e si sia in presenza di presumibili cause efficienti rispetto alle quali simili interventi non avrebbero più senso. Il Tribunale osserva inoltre che la stessa dichiarazione di indisponibilità di determinati atti potrebbe soddisfare, secondo il principio dell’onere probatorio, l’interesse del ricorrente a supportare la propria pretesa concernente l’illegittimità o l’inefficacia dell’acquisizione dei terreni.

Ne deriva che l’accesso concretamente possibile e l’onere gravante sul Comune sono stati compiutamente realizzati mediante la nota del 21 gennaio 2026, con la quale l’amministrazione ha descritto le ricerche effettuate e ha dato atto dell’impossibilità di reperire altra documentazione. Ciò determina la cessazione della materia del contendere. Le spese di giudizio sono compensate tra le parti.