Accesso difensivo, onere di motivare il nesso con la difesa (TAR Puglia n. 1281 del 05.08.2025)

Principi di diritto (Massima)
Nell’accesso difensivo ex art. 24, comma 7, legge n. 241/1990 il richiedente deve rappresentare in modo specifico e puntuale la situazione giuridica sottesa e l’utilità concreta che la conoscenza dei documenti gli arreca rispetto alla difesa dei propri interessi. Il nesso di strumentalità necessaria tra documentazione richiesta e situazione controversa costituisce presupposto indefettibile dell’ostensione. È pertanto legittimo il diniego opposto a un’istanza generica e con funzione esplorativa, non essendo ammesso l’accesso preordinato a un controllo generalizzato dell’operato della pubblica amministrazione.

Il Fatto

Una cooperativa sociale deteneva alcuni immobili comunali. Con comunicazione del 5 febbraio 2024 il Responsabile dell’Area Tecnica del Comune le ha intimato lo sgombero e la riconsegna delle chiavi. Il legale rappresentante ha chiesto al Sindaco la revoca del provvedimento, senza ottenere alcun ritiro.

Il 4 aprile 2024 la cooperativa ha presentato istanza di accesso ex legge n. 241/1990, chiedendo copia di tutti i contratti di locazione in essere tra il Comune e gli inquilini/assegnatari, l’attestazione della regolarità dei pagamenti e l’elenco degli immobili di edilizia popolare siti in via Roma e nelle vicinanze. Dopo il silenzio iniziale, il Comune ha negato l’accesso con nota del 6 maggio 2024, rilevando che l’istante non aveva specificato la situazione giuridica sottesa né le finalità dell’istanza. La cooperativa ha impugnato il diniego davanti al TAR, chiedendo l’accertamento del proprio diritto e l’ordine di esibizione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha ritenuto di poter prescindere dalle eccezioni preliminari del Comune, perché il ricorso è infondato nel merito. Muovendo dall’art. 22, comma 2, legge n. 241/1990, il Tribunale ha ricordato che l’accesso costituisce principio generale dell’attività amministrativa, funzionale a favorire la partecipazione e ad assicurare imparzialità e trasparenza.

Il perimetro dell’istituto è però delineato dall’art. 24 della stessa legge, che all’ultimo comma garantisce comunque l’accesso ai documenti la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i propri interessi giuridici. Sul punto il TAR ha richiamato l’Ad. Plen. n. 19 del 2020 e, soprattutto, l’Ad. Plen. n. 4 del 2021, che ha fissato le condizioni dell’accesso difensivo: interesse ostensivo diretto, concreto e attuale; collegamento tra atti richiesti e difese da apprestare; richiesta adeguatamente e diffusamente motivata, con esclusione di generici riferimenti a non meglio precisate esigenze probatorie.

Applicando tali coordinate, il Collegio ha rilevato che l’istanza era inconferente rispetto all’intimazione di sgombero da cui era originata. Mancava qualsiasi specificazione circa la necessarietà e la strumentalità della conoscenza dei contratti degli altri assegnatari per curare gli interessi della ricorrente. L’utilità ricavabile dall’ostensione, ha precisato il Tribunale, va valutata in relazione alla situazione giuridica sottesa e all’interesse dedotto.

Il TAR ha inoltre richiamato l’art. 24, comma 3, legge n. 241/1990, che non ammette istanze preordinate a un controllo generalizzato dell’operato dell’amministrazione. La richiesta della cooperativa è risultata così generica e con funzione esplorativa, priva della rappresentazione di un interesse qualificato all’ostensione. Il diniego del Comune è stato quindi giudicato legittimo, con rigetto del ricorso e condanna della ricorrente alle spese di lite, liquidate in € 1.000,00 oltre accessori.