Accesso agli atti e attestazione della P.A. sull’inesistenza di documenti ulteriori (TAR Lazio n. 7157 del 21.04.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’interesse ostensivo alla conoscenza di documenti amministrativi non è condizionato dalla pendenza o dalla definizione di un contenzioso e non è escluso dal decorso del tempo dalla formazione degli atti, dovendo tale circostanza essere ponderata nel bilanciamento con eventuali ragioni oppositive. L’istanza di accesso non può avere natura esplorativa o ispettiva, ma può essere legittimamente diretta a verificare l’an dell’esistenza di documenti non ostesi in giudizio, quando il richiedente alleghi circostanze oggettive e non meramente ipotetiche. L’attestazione formale resa dall’Amministrazione in ottemperanza all’ordine istruttorio del giudice, con assunzione di responsabilità del dichiarante circa l’inesistenza di atti ulteriori rispetto a quelli già conosciuti, soddisfa l’interesse ostensivo e determina la cessazione della materia del contendere.

Il Fatto

Gli eredi del titolare di una ditta individuale, esclusa da una procedura di gara per la fornitura di olio di oliva, chiedevano l’accesso a tutta la documentazione che aveva concorso alla formazione del provvedimento adottato nel 2018 dal Commissario ad acta, nominato per l’esecuzione del giudicato di ottemperanza. L’Amministrazione opponeva un diniego, ritenendo l’istanza pretestuosa e infondata, poiché la documentazione era già stata conosciuta nell’ambito dei precedenti giudizi, tutti definiti con esito sfavorevole alla parte.

I ricorrenti contestavano tale presupposto, evidenziando la differenza tra la documentazione prodotta in giudizio e l’intero fascicolo amministrativo e deducendo l’illegittimità del diniego per violazione della disciplina in materia di accesso. Il Tribunale disponeva un’istruttoria, all’esito della quale l’Amministrazione attestava che tutti i documenti oggetto dell’istanza erano stati allegati al provvedimento e che non sussistevano ulteriori atti o documenti che avessero concorso alla sua formazione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha preliminarmente esaminato la portata dell’art. 22 della l. n. 241/1990, rilevando come l’istanza di accesso non possa avere natura esplorativa o ispettiva e debba essere sorretta da un interesse meritevole di tutela. Tuttavia, ha precisato che tali principi vanno attuati secondo ragionevolezza e buona fede, potendo circostanze speciali giustificare l’attualità dell’interesse conoscitivo anche in fattispecie consolidate per l’avvenuta consumazione dei mezzi di tutela.

Il Tribunale ha richiamato l’orientamento giurisprudenziale per cui il diritto alla trasparenza costituisce situazione attiva meritevole di autonoma protezione, indipendente dalla pendenza di una controversia e dalle sorti del processo principale. Ha inoltre evidenziato che il decorso del tempo dalla formazione degli atti non è di per sé ostativo all’accesso, potendo anzi attenuare le ragioni oppositive e valorizzare la prevalenza dell’interesse a conoscere.

Quanto alla produzione selettiva di documenti in giudizio da parte della P.A., il Collegio ha osservato che l’art. 46, secondo comma, c.p.a. impone il deposito solo degli atti che stanno con il provvedimento in rapporto di causa-effetto o di collegamento formale, oltre a quelli ritenuti utili. Ne consegue che documenti valutati come non rilevanti possono rimanere esclusi dalla produzione e dalla cognizione delle parti. In tale prospettiva, l’interesse ostensivo del privato diretto a conoscere l’esistenza di atti non prodotti merita tutela, poiché questi potrebbero contenere elementi favorevoli o suscettibili di incidere sulla determinazione finale.

Nel caso concreto, la parte ricorrente aveva allegato articolate ragioni che rendevano non irragionevole l’esigenza di conoscere l’esistenza di corrispondenza non versata in giudizio tra il Commissario e l’ente, anche in considerazione del lungo lasso di tempo trascorso nell’adempimento dell’ottemperanza. Tuttavia, all’esito dell’istruttoria disposta dal Tribunale, l’Amministrazione aveva reso una chiara e inequivoca attestazione, con assunzione di responsabilità del dichiarante, circa l’inesistenza di atti o provvedimenti ulteriori rispetto a quelli già conosciuti, precisando che il fascicolo era composto dai provvedimenti giurisdizionali, dalla normativa di riferimento e dalla documentazione della gara originaria.

Il Collegio ha ritenuto tale relazione non elusiva dell’ordine istruttorio, in quanto resa proprio in risposta allo stesso e vincolante per l’Ufficio alla stregua di un’attestazione formale. Le ulteriori sollecitazioni di parte ricorrente, relative alla mancanza di un indice completo degli atti o alla distinta della corrispondenza, sono state ritenute ininfluenti, essendo escluse dalla chiara assunzione di responsabilità del dirigente. L’interesse ostensivo è stato pertanto dichiarato soddisfatto, con cessazione della materia del contendere e condanna dell’Amministrazione alle spese di lite.