Accesso agli atti e dovere di attestare l’inesistenza dei documenti richiesti (TAR Toscana n. 554 del 18.03.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’amministrazione destinataria di un’istanza di accesso agli atti non può limitarsi a non rispondere né a ostendere solo parte dei documenti richiesti. Qualora alcuni atti non siano nella sua disponibilità o siano inesistenti, essa ha il dovere di comunicarlo espressamente all’istante, rilasciando una attestazione formale e motivata di cui assume la responsabilità. Il silenzio serbato sull’istanza è illegittimo e lede il diritto di accesso, qualificato dall’art. 22, comma 1, lett. b), legge n. 241/1990 e rafforzato, in funzione difensiva, dall’art. 24, comma 7, legge n. 241/1990. Il giudice amministrativo accerta il diritto e ordina l’ostensione ovvero la certificazione dell’inesistenza entro un termine assegnato.

Il Fatto

La ricorrente, proprietaria di un immobile, aveva segnalato al Comune il posizionamento di due unità esterne di impianti condizionatore/pompa di calore davanti all’unica finestra della propria camera da letto. Entrambi i procedimenti attivati si erano conclusi con provvedimenti di archiviazione.

Ritenendo erronei i presupposti di quelle archiviazioni e volendo impugnarle, la ricorrente ha presentato in data 07.11.2025 istanza di accesso agli atti, chiedendo in particolare gli scritti difensivi prodotti dalle controinteressate. Decorsi inutilmente i trenta giorni di legge, ha impugnato il silenzio-diniego ex art. 25, comma 4, legge n. 241/1990, chiedendo l’accertamento del diritto e l’ordine di esibizione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha anzitutto respinto l’eccezione di improcedibilità. La consegna di parte degli atti non ha fatto cessare la materia del contendere, perché la ricorrente ha insistito per ottenere l’ostensione degli scritti difensivi endoprocedimentali delle controinteressate.

Nel merito, il Tribunale ha richiamato l’orientamento secondo cui l’accesso costituisce principio generale dell’attività amministrativa, funzionale a garantire imparzialità e trasparenza. L’esercizio del diritto presuppone un interesse diretto, concreto e attuale, collegato al documento richiesto.

Tale interesse è stato riconosciuto sussistente: la ricorrente ha attivato i procedimenti di verifica ed è portatrice di una posizione qualificata e differenziata rispetto agli atti delle procedure conclusesi con archiviazione. La richiesta è inoltre strumentale all’esercizio del diritto di difesa, come conferma l’art. 24, comma 7, legge n. 241/1990.

Il punto centrale riguarda gli atti che il Comune ha dichiarato inesistenti. Il Collegio ha ribadito il principio, sostenuto da richiami giurisprudenziali, per cui l’amministrazione non può tacere né fornire solo parte dei documenti: quando gli atti non esistono o non sono detenuti, deve rilasciare un’attestazione formale che certifichi la circostanza, assumendone la responsabilità. Il silenzio non è dunque una risposta ammissibile.

Ne consegue che il Comune avrebbe dovuto certificare in modo formale e motivato le ragioni dell’impossibilità di dare seguito all’istanza. Il ricorso è stato accolto, con dichiarazione del diritto all’ostensione e ordine di esibizione o di attestazione dell’inesistenza entro trenta giorni. Le spese sono state poste a carico dell’amministrazione.