Accesso agli atti e dichiarazione formale di inesistenza del documento (TAR Sardegna n. 921 del 19.12.2024)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso agli atti, la possibilità di acquisire i documenti postula la materiale detenzione degli stessi da parte dell’amministrazione destinataria dell’istanza. Ove il documento non esista, l’amministrazione deve rendere una dichiarazione formale di inesistenza, assumendosi la responsabilità della veridicità dell’affermazione, non essendo sufficiente a tal fine la sola difesa svolta in giudizio dall’Avvocatura dello Stato. In assenza di tale dichiarazione, il giudice amministrativo non può respingere la domanda: deve ordinare l’ostensione entro un termine, salva l’adozione, nel medesimo termine, della dichiarazione formale di inesistenza. Diversamente, la statuizione di rigetto rischierebbe di essere inutiliter data per mancanza del suo oggetto.

Il Fatto

Il ricorrente, titolare di un incarico di coordinamento presso una struttura sanitaria e componente di una commissione dell’albo professionale, era stato nominato rappresentante della competente Commissione di laurea per una seduta fissata nell’aprile 2024 presso l’Università degli Studi di Cagliari. La sera precedente la seduta, l’Ateneo lo informava a mezzo mail della sua sostituzione, motivata con generiche “evidenti incompatibilità” non meglio precisate.

Per comprendere le ragioni dell’esclusione, il ricorrente presentava in data 28 maggio 2024 istanza di accesso ex artt. 22 e ss. L. 241/1990, chiedendo copia del provvedimento di esclusione, del parere dell’ufficio legale, degli eventuali pareri acquisiti e delle comunicazioni intercorse tra gli uffici. Formatosi il silenzio-rigetto ex art. 25, comma 4, L. 241/1990, proponeva ricorso ex art. 116 c.p.a. per ottenere l’ostensione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio rileva in primo luogo che l’amministrazione aveva già trasmesso, in data 2 luglio 2024, parte della documentazione richiesta, segnatamente il decreto rettorale di composizione della Commissione e il verbale della seduta di laurea. Residua quindi come thema decidendum la sola mancata ostensione del provvedimento con cui è stata disposta l’esclusione del ricorrente.

Rispetto a tale profilo, la difesa erariale ha dichiarato, anche dopo un rinvio della camera di consiglio disposto per acquisire informazioni, di non aver ricevuto ulteriori documenti dall’Ateneo. Tale dichiarazione non è tuttavia sufficiente a fondare la cessazione della materia del contendere, poiché non risulta decisiva ai fini probatori in ordine all’inesistenza dello specifico documento richiesto.

La Corte richiama il principio secondo cui la possibilità di acquisire i documenti postula la materiale detenzione degli stessi da parte dell’amministrazione, ma in relazione alla loro inesistenza è necessario che l’amministrazione dichiari di non detenerli, assumendosi la responsabilità della veridicità di tale affermazione. Al cospetto di una dichiarazione espressa di inesistenza non vi sono margini per ordinare l’accesso, rischiandosi altrimenti una statuizione impossibile da eseguire per mancanza del suo oggetto, e dunque inutiliter data (Cons. Stato sez. IV, 27 marzo 2020, n. 2142, richiamata da Cons. Stato sez. V, 8 novembre 2023, n. 9622).

Nel caso di specie, pur essendo stato disposto un rinvio perché l’amministrazione prendesse specifica posizione, non è stato adottato alcun atto contenente una dichiarazione espressa di inesistenza del documento. L’Ateneo si era limitato a trasmettere il decreto rettorale di composizione della Commissione, in cui la sostituzione è motivata con un generico riferimento a “sopravvenute esigenze” e “opportunità”, e a precisare che non esisteva un parere dell’ufficio legale, sentito solo per le vie brevi.

È ben possibile, osserva il Collegio, che non sia stato adottato un formale provvedimento di esclusione e che sia stato direttamente emanato il decreto di composizione della Commissione. Ma se tale è la situazione fattuale, l’Università deve dichiararlo formalmente, così che il ricorrente sia effettivamente edotto della motivazione della propria esclusione. Il ricorso va pertanto accolto in relazione alla mancata ostensione, con ordine di esibizione entro trenta giorni, salva in alternativa l’adozione, nel medesimo termine, della dichiarazione formale di inesistenza. Le spese sono integralmente compensate, stante il riscontro parziale dell’istanza prima della notifica del ricorso e la singolarità del caso.