Accesso agli atti e ordine di esibizione dei soli documenti esistenti (TAR Toscana n. 895 del 16.07.2024)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi va garantito, ai sensi dell’art. 24, comma 7, della legge n. 241 del 1990, quando la conoscenza degli atti è necessaria per curare o difendere i propri interessi giuridici. In sede di condanna ex art. 116, comma 4, cod. proc. amm., l’ordine di esibizione non può che riguardare i documenti esistenti e non quelli mai formati o non più esistenti, in applicazione del principio ad impossibilia nemo tenetur. Spetta alla pubblica amministrazione indicare, sotto la propria responsabilità, quali siano gli atti inesistenti che non è in grado di esibire. Tale impossibilità deve essere esposta in modo analitico e dettagliato, entro il termine assegnato dal giudice.

Il Fatto

Il ricorrente, dipendente assunto dal Comune, riceveva in data 26.1.2024 la comunicazione di recesso durante il periodo di prova con contestuale cessazione del rapporto, ai sensi dell’art. 2096 cod. civ. Con istanza trasmessa a mezzo pec il 22.2.2024 chiedeva di prendere visione ed estrarre copia della documentazione informativa acquisita dall’Ente sul servizio prestato, posta a fondamento del mancato superamento della prova. L’Amministrazione riscontrava negativamente l’istanza oltre il termine di trenta giorni.

Il lavoratore proponeva quindi ricorso per l’annullamento del silenzio rigetto, per l’accertamento del diritto all’accesso e per la condanna dell’Ente all’esibizione e all’estrazione di copia. Costituitosi in giudizio, il Comune eccepiva la cessazione della materia del contendere, avendo trasmesso parte della documentazione in data 20.4.2024, pur ritenendo l’adempimento non dovuto.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ritiene il ricorso fondato nei termini che seguono. Nell’istanza è chiaramente esplicitata la finalità dell’accesso: tutelare nelle competenti sedi, anche giurisdizionali, i propri diritti in relazione all’atto di risoluzione del contratto per mancato superamento del periodo di prova. Risulta depositata la comunicazione dell’impugnazione del licenziamento, il che integra il presupposto dell’art. 24, comma 7, della legge n. 241 del 1990.

Dalla nota del 20.4.2024 emerge che l’Ente ha trasmesso solo la comunicazione del Vice Segretario comunale del 25.1.2024, che richiama genericamente alcune segnalazioni sull’attività lavorativa del ricorrente. Restano invece non ostese le segnalazioni e le comunicazioni ivi richiamate, la cui conoscenza è ritenuta dal ricorrente indispensabile per dedurre l’eventuale non corrispondenza al vero di quanto dichiarato, anche mediante il richiamo a un atto di segnalazione proveniente da alcuni dipendenti.

Per la documentazione esistente e non ancora messa a disposizione, il ricorso è pertanto accolto e il Comune va condannato, ex art. 116, comma 4, cod. proc. amm., a consentire l’accesso a tutta la documentazione esistente oggetto della richiesta, entro venti giorni dalla comunicazione o notificazione della sentenza, fatte salve le guarentigie inerenti il diritto di accesso.

Il Collegio richiama sul punto la giurisprudenza del Consiglio di Stato secondo cui, in forza del principio ad impossibilia nemo tenetur, l’esercizio del diritto di accesso o l’ordine di esibizione non può riguardare che i documenti esistenti, spettando all’Amministrazione indicare sotto la propria responsabilità quali siano gli atti inesistenti (Cons. Stato, sez. VI, n. 892 del 2013, che richiama Cons. Stato, sez. VI, n. 67 del 2002). Qualora il Comune affermi l’impossibilità di ammettere l’accesso per inesistenza di altri atti ostensibili, dovrà esporre in modo analitico e dettagliato le ragioni di tale impossibilità, entro lo stesso termine. Le spese seguono la soccombenza e sono liquidate in euro 3.000,00, oltre accessori e rimborso del contributo unificato.