Accesso agli atti e detenzione del documento contabile nella p.a. (TAR Lazio n. 15809 del 08.10.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi presuppone che il documento sia materialmente detenuto dalla pubblica amministrazione, costituendo la detenzione una condizione ineliminabile dell’accessibilità ai sensi dell’art. 22, comma 1, lett. d), legge n. 241/1990. L’istanza deve riferirsi a documenti specifici e non può imporre all’amministrazione un’attività di elaborazione o di ricostruzione di dati. Ove la p.a. attesti l’indisponibilità della documentazione richiesta, non è tenuta ad alcuna ulteriore attività, né alla predisposizione di un documento certificativo ex novo. Il requisito dell’interesse diretto, concreto e attuale difetta quando la richiesta ostensiva non incida su alcun elemento utile alla contestazione della pretesa creditoria. Nel giudizio ex art. 116 c.p.a. l’oggetto dello scrutinio è il rapporto e non l’atto, con conseguente irrilevanza delle lacune motivazionali colmate da altri atti della corrispondenza.

Il Fatto

La ricorrente è succeduta mortis causa a un segretario comunale di fascia “A”, deceduto nel 2011. Il Ministero dell’Interno le ha chiesto la restituzione, a titolo di ripetizione dell’indebito ex art. 2033 cod. civ., di somme corrisposte alla de cuius a titolo di “diritti di segreteria” per il periodo di impiego presso la Scuola superiore della pubblica amministrazione, per un totale di € 97.703,17, oltre interessi e spese. La richiesta si fonda sull’accertamento, intervenuto in sede civile, della non spettanza degli emolumenti.

Per contestare la debenza, la ricorrente ha presentato al Ministero un’istanza di accesso avente ad oggetto i cedolini paga di varie annualità, i mandati e gli accrediti di pagamento relativi ai diritti di segreteria, nonché ogni documento contabile comprovante i pagamenti. L’amministrazione ha osteso solo parte dei cedolini e alcuni provvedimenti di liquidazione, negando il resto. La ricorrente ha quindi proposto ricorso ex art. 116 c.p.a. per l’accertamento del diritto all’ostensione integrale e la condanna dell’amministrazione.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale muove dalla nozione di “interessati” e di “documento amministrativo” scolpita nell’art. 22, comma 1, lett. b) e d), legge n. 241/1990. Da tale definizione ricava che la disponibilità materiale del documento da parte della p.a. è presupposto indefettibile dell’accesso.

Su questa base il Collegio richiama l’orientamento costante secondo cui l’istanza non può comportare un’attività di elaborazione di dati in capo all’amministrazione, né imporre alla p.a. di predisporre ex novo un documento certificativo: attività estranea al perimetro del diritto di accesso.

Quanto ai cedolini estranei ai periodi di effettiva liquidazione, il TAR esclude la sussistenza dell’interesse diretto, concreto e attuale. L’amministrazione ha chiarito che i diritti di segreteria e le spese di giudizio sono stati liquidati con i cedolini di settembre-dicembre 2007, con quelli da gennaio 2008 a giugno 2009 e con quello di dicembre 2012. La richiesta di buste paga anteriori o esterne a tali periodi è pertanto pretestuosa e fonte di inutile aggravio procedimentale.

Diversa è la sorte della richiesta di mandati e accrediti di pagamento. Questa non può essere evasa perché riferita a documentazione contabile non nella disponibilità del Ministero, come attestato dalla relazione dirigenziale depositata in atti. L’indisponibilità deriva dal subentro nei rapporti già intestati alla soppressa Agenzia autonoma per la gestione dell’albo dei segretari comunali e provinciali. Il Collegio osserva inoltre che i pagamenti relativi ai periodi precedenti non sono mai stati contestati in giudizio, il che conferma la pretestuosità dei tentativi ostensivi degli accrediti ricadenti in quell’intervallo.

Infine, il TAR respinge i motivi sul difetto di motivazione e sulla contraddittorietà. La nota di riscontro richiamava per relationem la nota con cui era stata formulata la richiesta di restituzione, contenente un prospetto analitico delle somme erogate mese per mese. La ricorrente era quindi in grado di comprendere le ragioni del parziale diniego. Nel giudizio ex art. 116 c.p.a. oggetto di scrutinio è il rapporto, non l’atto, per cui eventuali lacune motivazionali colmate da altra corrispondenza restano irrilevanti. Il ricorso è dichiarato in parte inammissibile e in parte respinto, con condanna alle spese.