Accesso agli atti, cessazione della materia e soccombenza virtuale del Comune (TAR Lombardia n. 1833 del 20.04.2026)

Principi di diritto (Massima)
Nel giudizio di accesso agli atti, la tardiva ostensione dei documenti richiesti in corso di causa determina la cessazione della materia del contendere, per il sopravvenuto soddisfacimento dell’interesse sostanziale del ricorrente. In tale evenienza le spese di giudizio sono liquidate secondo il principio della soccombenza virtuale, valutando la fondatezza della domanda con riguardo alla situazione di fatto e di diritto esistente al momento della sua proposizione. È illegittimo, e integra un diniego di fatto, il comportamento dell’amministrazione che dichiari “indisponibili” gli atti senza motivare sulle ricerche svolte e che oneri il richiedente di individuare l’ufficio interno competente alla loro conservazione. Ai sensi dell’art. 18, comma 2, della legge n. 241/1990, l’amministrazione procedente deve acquisire d’ufficio i documenti necessari, anche se detenuti da altri uffici della propria organizzazione.

Il Fatto

Un condominio chiedeva al Comune di Milano di esaminare ed estrarre copia della documentazione relativa a una pratica edilizia del 1953, concernente la sopraelevazione dell’edificio. L’interesse nasceva dalla necessità di verificare la regolarità urbanistico-edilizia del quinto piano, per il quale non era reperibile alcuna documentazione negli archivi condominiali.

Con nota del 12 gennaio 2026 il Comune comunicava che gli atti risultavano “indisponibili”; con successiva nota del 13 gennaio 2026 invitava il richiedente a rivolgersi all’Archivio Storico Civico. Il condominio impugnava tali comunicazioni come diniego di accesso, deducendo la violazione degli artt. 3, 18 e 24 della legge n. 241/1990 e l’eccesso di potere. In corso di giudizio il Comune depositava la documentazione richiesta; il ricorrente dichiarava quindi la cessazione della materia del contendere, chiedendo la condanna alle spese.

La Motivazione della Corte

Il Collegio dichiara in via preliminare la cessazione della materia del contendere. Il tardivo deposito in giudizio della licenza edilizia del 1953, delle schede catastali e delle planimetrie ha determinato il pieno soddisfacimento dell’interesse sostanziale del ricorrente, facendo venir meno la necessità di una pronuncia di merito sulla pretesa all’accesso.

Venuta meno la materia del contendere, la regolamentazione delle spese di giudizio segue il principio della soccombenza virtuale. Il giudice deve cioè valutare la fondatezza della domanda sulla base della situazione esistente al momento della sua proposizione, per stabilire quale parte sarebbe risultata vittoriosa se il giudizio fosse proseguito.

Nel caso concreto il ricorso appare, a un esame sommario, fondato. La comunicazione del 12 gennaio 2026, con cui gli atti erano dichiarati “indisponibili”, costituisce un provvedimento carente di adeguata motivazione, privo di indicazioni sulle ricerche svolte e sulle ragioni oggettive dell’irreperibilità. La successiva produzione in causa smentisce nei fatti tale affermazione.

Anche la nota del 13 gennaio 2026 è inadeguata. L’amministrazione non può gravare il cittadino dell’onere di individuare l’articolazione interna competente alla detenzione dei documenti. L’art. 18, comma 2, della legge n. 241/1990 impone di acquisire d’ufficio i documenti in possesso dell’amministrazione procedente o detenuti istituzionalmente da altre pubbliche amministrazioni; all’interessato possono essere richiesti solo gli elementi necessari per la ricerca.

L’istanza conteneva tutti gli estremi identificativi della pratica, come dimostra la sua precisa qualificazione da parte del Comune: era dunque onere dell’ufficio ricevente reperire il fascicolo presso l’Archivio Storico, senza opporre un diniego di fatto. L’ostensione avvenuta solo dopo la notifica del ricorso prova che l’azione giudiziaria è stata l’unico strumento efficace per superare l’inerzia dell’Ente. Le spese sono quindi poste a carico del Comune, liquidate in Euro 1.000,00 oltre accessori e rifusione del contributo unificato.