Accesso difensivo agli atti ispettivi del lavoro e differimento illegittimo (TAR Emilia-Romagna n. 295 del 29.05.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il destinatario di un verbale di accertamento di illecito amministrativo non è tenuto a dimostrare la lesione di una posizione giuridica, ma solo la potenziale utilità della conoscenza dei documenti richiesti. L’accesso difensivo ex art. 24, comma 7, legge n. 241/1990 richiede un interesse immediato, concreto e attuale e la puntuale rappresentazione del nesso di strumentalità necessaria tra ostensione e cura degli interessi del richiedente. Non spetta all’Amministrazione, né al giudice amministrativo adito ex art. 116 cod. proc. amm., valutare l’influenza o la decisività del documento nel futuro giudizio: simile apprezzamento compete semmai al giudice investito della questione, salvo il caso di pretestuosità o radicale assenza dei presupposti legittimanti. È illegittimo il diniego fondato sulla genericità dell’istanza, sulla riservatezza ex D.M. n. 757/1994 e sul differimento a conclusione del procedimento sanzionatorio, poiché il procedimento di che trattasi si conclude con il verbale di accertamento ai sensi degli artt. 200 e 201 cod. strada.

Il Fatto

La ricorrente, autista professionale, riceve in data 3 febbraio 2026 la notifica di un verbale di illecito amministrativo per violazione della disciplina dei tempi di guida e di riposo ex art. 174 d.lgs. n. 285/1992 e Regolamento (CE) n. 561/2006, all’esito di attività ispettiva avviata con accesso del 12 settembre 2025. Le viene irrogata una sanzione amministrativa pecuniaria di € 7.413,41.

Per tutelare i propri interessi, anche in vista dell’eventuale impugnazione del verbale, presenta in data 12 febbraio 2026 istanza di accesso agli atti ex artt. 22 e ss. legge n. 241/1990, articolata in tre gruppi di documenti: atti di avvio e svolgimento dell’accesso ispettivo; atti istruttori relativi all’acquisizione ed elaborazione dei dati tachigrafici; atti relativi alle verifiche sui veicoli e alla loro attribuzione, compresi i riscontri acquisiti presso ACI e PRA. L’Ispettorato oppone diniego ravvisando la genericità dell’istanza, l’assenza di esigenze difensive tali da rendere indispensabile il rilascio di copia, l’operatività delle limitazioni del D.M. n. 757/1994 e la necessità di differire l’accesso a procedura conclusa.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dalla giurisprudenza consolidata secondo cui il richiedente non deve provare la lesione di una posizione giuridica, ma la potenziale utilità della conoscenza dei documenti; l’accesso non è funzionale alla sola tutela giurisdizionale, ma consente di orientare i comportamenti sul piano sostanziale, anche per valutare l’opportunità di instaurare un giudizio (richiamata Cons. Stato, Sez. V, n. 4927 del 2023).

La fattispecie va inquadrata nell’accesso difensivo, contraddistinto dal nesso di necessaria strumentalità tra ostensione e cura degli interessi, con la conseguenza che le finalità devono essere dedotte in modo puntuale e specifico. L’indispensabilità del documento va valutata con giudizio prognostico ex ante (Cons. Stato, Adunanza plenaria, n. 19 del 2020).

Il Collegio richiama altresì l’indirizzo per cui né l’Amministrazione detentrice né il giudice amministrativo devono svolgere valutazioni sulla decisività del documento nell’eventuale giudizio, salvo il caso di esercizio pretestuoso o temerario per radicale assenza dei presupposti (Cons. Stato, Adunanza plenaria, n. 4 del 2021).

Applicando tali principi, la ricorrente era destinataria del verbale e aveva chiaramente indicato la situazione soggettiva da difendere e la stretta strumentalità dei documenti, emergendo un’astratta pertinenza della richiesta rispetto alla controversia da instaurare (Cons. Stato, Sez. VI, n. 2655 del 2022). La richiesta indica specificamente il verbale di riferimento e le singole tipologie di atti, escludendo un accesso esplorativo. Non sussistono esigenze di riservatezza, riguardando la documentazione direttamente l’interessata, con possibilità di oscuramento.

Quanto al differimento, il procedimento sanzionatorio si conclude con il verbale ai sensi degli artt. 200 e 201 cod. strada; l’ordinanza ingiunzione o di archiviazione attiene a fase successiva, attivata dall’interessato che contesti il verbale ex artt. 203 e 204 cod. strada. Il differimento frustra le esigenze difensive, facendo conoscere la documentazione necessaria al ricorso al Prefetto solo dopo l’adozione dell’ordinanza. Il ricorso è accolto, con ordine all’Amministrazione di consentire l’accesso entro trenta giorni e condanna alle spese.