Accesso difensivo del pubblico dipendente e ordine di esibizione parziale dei documenti (TAR Campania n. 2265 del 31.12.2025)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso difensivo ex art. 24, comma 7, l. n. 241/1990, non è sufficiente il generico riferimento a non meglio precisate esigenze probatorie, dovendo l’istanza esplicitare il nesso di strumentalità necessaria tra la documentazione richiesta e la situazione sostanziale da tutelare. La pubblica amministrazione detentrice e il giudice amministrativo adito ex art. 116 cod. proc. amm. non possono svolgere ex ante alcuna valutazione sull’ammissibilità, sull’influenza o sulla decisività del documento nel giudizio, salvo il caso di una evidente, assoluta mancanza di collegamento tra documento ed esigenze difensive. Le esigenze difensive sono tendenzialmente prevalenti rispetto alle esigenze di riservatezza dei terzi, ove non vengano in rilievo dati a riservatezza rafforzata. Il carattere asseritamente oneroso o massivo della richiesta, proprio dell’accesso civico generalizzato ex art. 5, comma 2, d.lgs. n. 33/2013, non è invocabile a fronte della compiuta indicazione del contenuto e del periodo della produzione richiesta, valendo al più a rimodulare l’ostensione secondo ragionevolezza e proporzionalità.

Il Fatto

Il ricorrente, Responsabile del Settore Finanziario di un ente locale, presentava istanza di accesso documentale avente ad oggetto i mandati e i reversali emessi dall’Ufficio Ragioneria negli anni 2019-2024. La richiesta era finalizzata a dimostrare in sede giudiziaria la reale attività svolta, in relazione alle sanzioni disciplinari irrogate dall’amministrazione di appartenenza e a un procedimento penale pendente a suo carico.

Con nota del 6 febbraio 2025 il Sindaco negava l’accesso, adducendo l’estrema vastità della documentazione richiesta, tale da connotare l’istanza in termini di genericità, e la potenziale violazione della privacy derivante dall’accoglimento. Il ricorrente impugnava il diniego davanti al TAR, deducendo la violazione delle garanzie di partecipazione procedimentale e la sussistenza dei presupposti dell’esercitato accesso difensivo.

La Motivazione della Corte

Il Collegio muove dalla pronuncia dell’Adunanza plenaria del Consiglio di Stato n. 4/2021, secondo cui la pubblica amministrazione e il giudice amministrativo non devono compiere ex ante alcuna ultronea valutazione sull’ammissibilità, sull’influenza o sulla decisività del documento richiesto, poiché un simile apprezzamento compete, se del caso, solo all’autorità giudiziaria investita della questione. Resta ferma la sola eccezione della evidente, assoluta mancanza di collegamento tra documento ed esigenze difensive, ossia dell’esercizio pretestuoso o temerario.

Nel caso concreto il ricorrente aveva sufficientemente illustrato come la consultazione dei mandati e reversali fosse oggettivamente strumentale alla tutela giurisdizionale avverso la sanzione disciplinare, in quanto volta a dimostrare la sproporzione della misura disposta alla luce del rapporto tra le pratiche evase e le omissioni ascrivibili all’interessato. In tale prospettiva l’amministrazione non avrebbe potuto legittimamente abdicare al proprio obbligo ostensivo, poiché le esigenze difensive devono intendersi tendenzialmente prevalenti rispetto alle esigenze antagonistiche di riservatezza dei terzi.

Il Collegio esclude che siano venuti in rilievo dati o informazioni caratterizzati da una riservatezza rafforzata, in rapporto ai quali gli interessi difensivi vanno bilanciati secondo criteri di necessarietà, indispensabilità e parità di rango. L’amministrazione si era limitata a evocare generiche ragioni di riservatezza, peraltro agevolmente ovviabili mediante opportune cautele, quale l’oscuramento dei dati sensibili, senza negare in toto l’accesso.

Quanto all’eccepito carattere massivo della richiesta, il Collegio osserva che l’indirizzo invocato dal Comune attiene all’accesso civico generalizzato ex art. 5, comma 2, d.lgs. n. 33/2013, e non all’accesso difensivo ex art. 24, comma 7, l. n. 241/1990. Esso, inoltre, non è invocabile a fronte della compiuta indicazione del pur ampio contenuto e periodo della produzione richiesta, valendo al più nel senso di rimodulare la pretesa sul piano della ragionevolezza e proporzionalità, piuttosto che di ripudiarla.

L’oggetto dell’istanza va dunque circoscritto alle sole pratiche lavorate dal ricorrente nell’esercizio delle funzioni di Responsabile del Settore Finanziario nel periodo 2019-2024. Il ricorso è accolto in tali sensi, con annullamento della nota impugnata e ordine di esibizione nei limiti indicati, previo eventuale oscuramento dei dati dei terzi, entro 45 giorni; le spese di lite sono compensate.