Accesso agli atti endoprocedimentali e documenti detenuti da banche dati (TAR Lombardia n. 3145 del 15.06.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso documentale ex art. 22 della legge n. 241/1990 sussiste in capo al destinatario di una comunicazione di avvio del procedimento, in quanto titolare di una posizione giuridica qualificata e differenziata, anche nella fase endoprocedimentale, con riferimento agli atti istruttori già formati e stabilmente detenuti dall’Amministrazione, funzionali all’esercizio del diritto di partecipazione e di difesa. Ai sensi dell’art. 3, comma 3, e dell’art. 24, comma 7, della medesima legge, non possono essere sottratti all’ostensione gli esiti di interrogazioni effettuate dall’Amministrazione su banche dati istituzionali (quali SIATEL o ACI-PRA), le comunicazioni interne a natura istruttoria e preparatoria, né le mere visualizzazioni di piattaforme informatiche di libera consultazione, tutte qualificabili come documenti amministrativi. Sono escluse dall’accesso soltanto le ipotesi di controllo generalizzato o di istanza esplorativa, nonché gli atti inesistenti o privi di collegamento con il procedimento.

Il Fatto

La società ricorrente, subentrata nel 2024 al precedente gestore di un’area destinata alla vendita di autocaravan e caravan, era destinataria di un ordine di demolizione del novembre 2024 e di una successiva ordinanza del novembre 2025. Nel gennaio 2026, il Comune avviava un procedimento per verificare la legittimità dell’attività esercitata, contestandone la difformità rispetto alla s.c.i.a. e al P.G.T., stante l’emersa attività di rimessaggio di camper e veicoli. L’interessata presentava istanza di accesso agli atti del procedimento, ottenendo solo un parziale riscontro, reiterato anche dopo le integrazioni del 28 gennaio e del 12 marzo 2026.

Il Comune opponeva il diniego all’ostensione di alcune categorie di documenti, tra cui le visure del portale SIATEL, le consultazioni della piattaforma ACI-PRA, le comunicazioni pervenute a mezzo e-mail e la documentazione acquisita presso il Comando di Polizia locale, ritenendole non ostensibili in quanto meri esiti di interrogazioni di banche dati o atti interni preparatori. La società ricorrente impugnava il diniego, deducendo la violazione degli artt. 22 e 24 della legge n. 241/1990 e la carenza di istruttoria e motivazione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha dichiarato la parziale cessazione della materia del contendere per la sopravvenuta ostensione di due documenti, disposta dalla difesa comunale in corso di giudizio, e ha scrutinato nel merito il diniego per la restante documentazione. Il ricorso è stato ritenuto fondato, in quanto l’interesse all’accesso è stato qualificato come diretto, concreto e attuale, ex art. 22, comma 1, lett. b), della legge n. 241/1990, essendo la richiedente titolare di una situazione giuridicamente tutelata e destinataria del procedimento sanzionatorio.

La motivazione richiama il principio per cui l’accesso ai documenti amministrativi deve essere comunque garantito quando la loro conoscenza sia necessaria per curare o difendere i propri interessi giuridici (art. 24, comma 7). Il Collegio riconnette il diritto di accesso all’obbligo di motivazione per relationem di cui all’art. 3, comma 3, della legge n. 241/1990, che impone all’Amministrazione di rendere disponibili gli atti istruttori che determinano il contenuto del provvedimento, e di consentire l’accesso agli stessi anche nella fase endoprocedimentale, quando già formati ed esistenti, per non rendere pleonastica la partecipazione procedimentale.

La decisione richiama la nozione ampia di “documento amministrativo” di cui all’art. 22, comma 1, lett. d), che ricomprende ogni documento detenuto dalla pubblica amministrazione, anche se formato da terzi, purché non detenuto occasionalmente. In tal senso, il Collegio ha precisato che rileva l’utilizzo concreto dei documenti nel procedimento, non la loro natura di semplici esiti di interrogazioni di banche dati o di visualizzazioni di piattaforme, come nel caso delle visure SIATEL e delle consultazioni ACI-PRA.

Né può ritenersi ostativa la circostanza che l’istante possa acquisire autonomamente i dati, atteso che ciò che assume portata dirimente sono le modalità di estrazione e l’impatto di tali elementi sulle determinazioni comunali, come nel caso dell’accesso alle comunicazioni interne ed agli atti istruttori, la cui natura meramente preparatoria non ne esclude l’ostensione. Esclusa la natura esplorativa dell’istanza, il Tribunale ha accolto il ricorso, ordinando al Comune di consentire l’accesso integrale alla documentazione richiesta entro il termine di trenta giorni.