Accesso difensivo e giudizio di strumentalità del documento (TAR Lazio n. 14140 del 05.08.2026)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso difensivo, il giudice amministrativo è tenuto a verificare esclusivamente la sussistenza di un collegamento di strumentalità tra i documenti richiesti e la tutela di una posizione giuridica, senza poter compiere valutazioni prognostiche sull’effettiva incidenza della documentazione sull’esito di eventuali giudizi. Detto giudizio ha natura astratta e resta estraneo al merito delle liti sostanziali, sicché, in presenza di iniziative giudiziali pendenti, all’istanza ostensiva non può opporsi alcuna valutazione sulla fondatezza delle pretese in quella sede azionate. La reiterazione dell’istanza di accesso è ammissibile in presenza di fatti nuovi o di una diversa prospettazione dell’interesse giuridicamente rilevante. L’eventuale eccezione di riservatezza commerciale deve essere puntualmente motivata dall’istante e vagliata dall’amministrazione attraverso un’apposita istruttoria.

Il Fatto

La società ricorrente, parte in un giudizio civile pendente dinanzi al Tribunale ordinario promosso nei suoi confronti dalla società controinteressata per presunti inadempimenti contrattuali, presentava istanza di accesso agli atti all’amministrazione per approntare la propria difesa. A fronte del silenzio diniego formatosi sull’istanza, l’amministrazione adottava un successivo provvedimento espresso di conferma del diniego. La ricorrente impugnava tale atto ai sensi dell’art. 116 c.p.a., chiedendo la condanna dell’amministrazione all’esibizione della documentazione richiesta.

L’amministrazione e la società controinteressata eccepivano l’irricevibilità del ricorso, qualificando il diniego come meramente confermativo di un precedente rigetto, e contestavano nel merito la sussistenza del diritto di accesso per la natura riservata dei documenti e l’assenza di esigenze difensive. La società controinteressata insisteva altresì sulla natura esplorativa dell’istanza e sulla prevalenza del proprio diritto di riservatezza commerciale.

La Motivazione della Corte

Il TAR ha disatteso l’eccezione di irricevibilità rilevando come il provvedimento gravato fosse stato adottato all’esito di un’ulteriore fase istruttoria caratterizzata da un nuovo scambio di note tra l’amministrazione e la controinteressata. Tale elemento, unito alla presentazione di una nuova istanza con cui la ricorrente aveva specificato l’interesse azionato, integra gli estremi della reiterazione ammissibile dell’istanza di accesso, in linea con il principio per cui la stessa è consentita in presenza di fatti nuovi o di una diversa prospettazione dell’interesse giuridicamente rilevante.

Nel merito, il Collegio ha ribadito che il giudizio sull’accesso difensivo è un giudizio astratto, nel quale non rilevano valutazioni prognostiche sull’utilità della documentazione rispetto all’esito della lite. È sufficiente che sussista una pendenza giudiziale e che i documenti richiesti siano oggettivamente attinenti al rapporto controverso, senza che possa configurarsi alcun sindacato sulla fondatezza delle pretese azionate in quella sede. Tale principio è stato ritenuto applicabile anche in presenza di una transazione novativa stipulata tra le parti, trattandosi di aspetto che esula dai margini di valutazione propri del giudizio di accesso.

Con riguardo all’eccezione di riservatezza, la Corte ha osservato che la stessa non poteva trovare accoglimento in assenza di una indicazione puntuale e motivata delle specifiche informazioni da oscurare e di una corrispondente istruttoria da parte dell’amministrazione. Il semplice richiamo alla tutela industriale o commerciale non è sufficiente a giustificare il diniego di accesso.

Infine, il TAR ha chiarito che l’eventuale mancato possesso di alcuni documenti da parte dell’amministrazione non può giustificare il diniego, imponendo alla stessa di rilasciare una vera e propria attestazione che indichi le ricerche eseguite e le ragioni del mancato reperimento. Alla luce di tali motivazioni, il ricorso è stato accolto con ordine di esibizione della documentazione nel termine di trenta giorni e compensazione delle spese.