L’accesso difensivo non è generico se i documenti sono individuati per autore, periodo e destinatario (TAR Abruzzo n. 359 del 23.05.2026)

Principi di diritto (Massima)
È legittima l’istanza di accesso documentale che individui gli atti richiesti sulla base dei soggetti autori, del periodo temporale di riferimento e del destinatario, senza necessità di indicare il numero di protocollo o la data esatta dei documenti. La richiesta non può essere qualificata come esplorativa o preordinata a un controllo generalizzato dell’operato amministrativo quando risulti funzionale alla tutela di un interesse concreto, diretto e attuale, quale quello difensivo in un contenzioso civile. L’amministrazione è tenuta a ricercare i documenti anche attraverso il proprio sistema di protocollo informatico, senza che tale attività integri una inammissibile elaborazione di dati.

Il Fatto

La ricorrente, dipendente del Comune con funzione di Responsabile e Coordinatore dell’Ufficio Legale, riceveva una diffida stragiudiziale da un collega che le contestava condotte dannose e preannunciava un’azione risarcitoria. A seguito di tale diffida, la stessa presentava istanza di accesso per acquisire ogni comunicazione, istanza o diffida inviata da due colleghi avvocati, congiuntamente o disgiuntamente, al Segretario Generale, al Sindaco o all’Amministrazione nel periodo dicembre 2022 – dicembre 2025, indicando specifici oggetti, tra cui l’organizzazione dell’Ufficio Legale, la ripartizione delle competenze e la determina dirigenziale n. 586/2023.

Il Comune rigettava l’istanza con provvedimento del Segretario Generale, ritenendo la richiesta generica, non contenente gli estremi identificativi dei documenti, e comunque preordinata a un controllo generalizzato dell’operato amministrativo. Avverso tale diniego e contro il formatosi silenzio rigetto, la ricorrente proponeva ricorso, deducendo la violazione degli artt. 22 e ss. della legge n. 241/1990 e del principio di continuità dell’azione amministrativa.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha ritenuto fondato il primo motivo, rilevando l’evidente sussistenza di un interesse concreto, diretto e attuale all’ostensione, in quanto i documenti richiesti erano potenzialmente rilevanti per il contenzioso civile instaurato dal collega nei confronti della ricorrente. Tale interesse era già presente alla data di presentazione dell’istanza, successiva alla ricezione della diffida stragiudiziale.

Quanto alla genericità eccepita dal Comune, il Tribunale ha osservato che la ricorrente aveva individuato i documenti in modo sufficiente sulla base di tre parametri: i soggetti autori (i due colleghi), il periodo temporale (dicembre 2022 – dicembre 2025) e il destinatario (Sindaco, Segretario Generale o Amministrazione). Tale individuazione è stata ritenuta adeguata, considerato che l’interesse dell’istante è proprio quello di acquisire anche atti a lei non noti, per preparare compiutamente la propria difesa. La mancata indicazione di protocollo e data non può precludere l’accesso quando il richiedente non dispone di tali elementi.

Il Collegio ha inoltre respinto l’ulteriore eccezione relativa alla pretesa attività di elaborazione dati, rilevando che la ricerca per soggetto mittente tramite il software gestionale in uso, quale il sistema HALLEY, consente di reperire i documenti senza alcuna attività elaborativa. Ha infine escluso la natura esplorativa della richiesta, poiché l’accesso non mirava a un controllo generalizzato sull’operato comunale ma alla tutela di un interesse specifico, sfociato in una successiva azione giudiziaria.

Il secondo motivo è stato invece dichiarato inammissibile per difetto di interesse, in quanto le censure riguardavano considerazioni del provvedimento estranee alle ragioni del diniego, relative alla data di assunzione della carica del Segretario Generale e a una diffida sull’uso del sistema informativo comunale.

Il ricorso è stato pertanto accolto, con annullamento del silenzio rigetto e del diniego espresso, e ordine al Comune di ostendere la documentazione richiesta entro trenta giorni dalla comunicazione o notificazione della sentenza, con condanna alle spese.