Accesso difensivo e documento irreperibile: obbligo di ricerca esaustiva e attestazione motivata (TAR Abruzzo n. 517 del 07.07.2026)

Principi di diritto (Massima)
In tema di accesso ai documenti amministrativi, l’Amministrazione non può sottrarsi all’obbligo di ostensione con una mera e indimostrata dichiarazione di irreperibilità del documento richiesto. Ove il documento, pur risultando esistente sulla base di elementi certi come data e protocollo, non venga rinvenuto, l’Amministrazione è tenuta a compiere ricerche accurate e sollecite presso tutti i propri archivi e a rilasciare una specifica attestazione, assumendone la responsabilità, che dia conto delle ragioni concrete dell’impossibilità di esibire l’atto, delle ricerche effettuate e delle eventuali segnalazioni all’Autorità giudiziaria per smarrimento o sottrazione.

Il Fatto

Le Amministrazioni Separate dei Beni Usi Civici di Assergi e Paganica impugnavano il decreto del Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica del 23 aprile 2025, di designazione del sito IT7110202 Gran Sasso quale Zona Speciale di Conservazione. In corso di causa, le ricorrenti proponevano istanza di accesso ex art. 116, comma 2, c.p.a. avverso la mancata ostensione di una serie di documenti, tra cui la nota della Regione Abruzzo prot. n. 14326 del 26 ottobre 2004, richiamata nel decreto ministeriale del 25 marzo 2005. Sia il Ministero che la Regione dichiaravano di non aver reperito tale nota nei rispettivi archivi, fornendo risposte generiche che le ricorrenti contestavano con motivi aggiunti.

La Motivazione della Corte

Il TAR ha preliminarmente rilevato che, con i motivi aggiunti, la domanda di accesso era stata perimetrata alla sola nota regionale del 2004, con conseguente cessazione della materia del contendere per gli altri documenti richiesti.

Nel merito, il Collegio ha ritenuto fondate le censure delle ricorrenti avverso le risposte delle Amministrazioni, che si erano limitate ad affermare l’avvenuta ricerca senza fornire alcuna indicazione specifica. Il TAR ha richiamato il principio per cui l’esercizio del diritto di accesso non può riguardare documenti inesistenti o irreperibili, ma la mera e indimostrata affermazione di indisponibilità non è sufficiente per sottrarsi agli obblighi di legge. L’Amministrazione deve dimostrare l’oggettiva impossibilità di consentire l’accesso, indicando le ricerche compiute e le ragioni del mancato reperimento.

Il Collegio ha precisato che, in presenza di un documento la cui esistenza è certa in quanto citato in un decreto ministeriale, le Amministrazioni sono tenute a estendere le indagini presso tutti i propri archivi, con le opportune segnalazioni all’Autorità giudiziaria, e a dare conto al privato, in un’apposita attestazione, delle ragioni dell’impossibilità di reperimento, delle eventuali responsabilità e dell’adozione degli atti archivistici che accertino lo smarrimento o l’irreperibilità definitiva del documento.

Alla luce di tali considerazioni, il TAR ha accolto il ricorso limitatamente alla nota prot. n. 14326 del 2004, ordinando al MASE e alla Regione Abruzzo di provvedere sulla richiesta di accesso entro trenta giorni, senza disporre la nomina del Commissario ad acta in attesa dello svolgimento delle ricerche da parte delle Amministrazioni.