Accesso documentale e onere di dichiarazione di mancata detenzione dei documenti (TAR Liguria n. 1022 del 10.08.2026)

Principi di diritto (Massima)
In materia di accesso documentale, una volta che l’istante abbia specificato per categorie i documenti richiesti e dimostrato la loro correlazione con le competenze istituzionali dell’Amministrazione, l’onere della prova si considera assolto. Grava pertanto sull’Amministrazione il dovere di dichiarare formalmente, con determinazione esplicita e sottoscritta dal legale rappresentante, l’eventuale mancata detenzione dei documenti, non potendo tale onere essere assolto dalle mere difese processuali dell’Avvocatura. L’istanza di accesso è ammissibile anche quando riguardi atti interni di cui l’interessato non conosca tutti gli estremi, dovendosi valutare la specificità in relazione al patrimonio di conoscenze del richiedente.

Il Fatto

La ricorrente, affidataria del servizio di gestione di centri collettivi di accoglienza per minori stranieri non accompagnati, era destinataria di un procedimento di commissariamento ai sensi dell’art. 6 del d.l. n. 20/2023. Nel corso del procedimento, la società avanzava un’istanza di accesso volta a ottenere numerose categorie di atti relativi ai contratti in essere, inclusa la corrispondenza interna e i pareri dell’Avvocatura dello Stato. La Prefettura trasmetteva solo parte della documentazione, omettendo di motivare il diniego sui documenti residui.

Con il ricorso, la società impugnava la nota del 23 marzo 2026, chiedendo l’accertamento del diritto a prendere visione ed estrarre copia degli atti mancanti, contestando la mancata ostensione e la carenza di motivazione sul parziale diniego.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale ha anzitutto dichiarato la cessata materia del contendere per i documenti esibiti successivamente alla notifica del ricorso, concentrandosi sui documenti residui elencati nella memoria del 29 giugno 2026.

Richiamando il precedente di Cons. Stato, Sez. VI, n. 7896 del 2022, il Collegio ha affermato che l’istanza di accesso supera la soglia dell’ammissibilità quando risulti connotata da sufficiente specificità, rapportata al patrimonio di conoscenze dell’interessata. La società aveva chiesto atti prevalentemente interni, dei quali non poteva fisiologicamente conoscere gli estremi, sicché l’indicazione per categorie era idonea ad assolvere l’onere probatorio.

Quanto alle categorie di atti non esibiti, il TAR ha precisato che l’Amministrazione, in caso di indisponibilità materiale, dovrà evadere l’istanza con determinazione esplicita, assumendosi la formale responsabilità di dichiarare la mancata detenzione. Nessuna efficacia può essere riconosciuta alle difese dell’Avvocatura, poiché una siffatta dichiarazione avrebbe dovuto essere sottoscritta personalmente dal rappresentante dell’Ente.

Con riferimento ai pareri dell’Avvocatura dello Stato, il Collegio ha osservato che l’eventuale esibizione potrà avvenire in conformità all’art. 2 del D.P.C.M. n. 200 del 1996, non conoscendone il contenuto. Il ricorso è stato pertanto accolto per i documenti residui, con condanna dell’Amministrazione all’esibizione nel termine di trenta giorni, previa nomina di un commissario ad acta per l’ipotesi di inottemperanza, nella persona del Prefetto con facoltà di delega. Le spese sono state integralmente compensate per la particolarità della vicenda e l’incertezza circa l’effettiva sussistenza di ulteriori documenti accessibili.