Accesso del dipendente pubblico ai verbali assembleari solo se sussiste strumentalità necessaria (TAR Lazio n. 13912 del 30.07.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi, ex artt. 22 e ss. legge n. 241/1990, si esercita nei confronti delle pubbliche amministrazioni a prescindere dalla natura del rapporto di lavoro che lega l’istante all’ente detentore del documento. La natura privatistica del rapporto di lavoro rileva solo ai fini dell’individuazione del giudice adito, non dell’operatività della disciplina sull’accesso. L’interesse all’ostensione deve essere diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento, e deve essere dedotto e rappresentato in modo puntuale e specifico nell’istanza, suffragato da idonea documentazione, non potendo bastare un generico riferimento a esigenze probatorie o difensive. L’ostensione è pertanto ammessa solo in presenza di un nesso di strumentalità necessaria tra la documentazione richiesta e la situazione finale controversa.

Il Fatto

La ricorrente, nella qualità di Direttrice f.f. di un Istituto del CNR, presentava istanza di accesso agli atti volta a ottenere verbali delle assemblee del personale, documenti di chiarimento del Consiglio di Istituto, corrispondenza elettronica e registrazioni di protocollo relative a riunioni tenutesi nell’ottobre 2025. L’amministrazione, decorso il termine senza riscontro, formava silenzio-diniego e successivamente riscontrava parzialmente l’istanza, esibendo solo alcuni documenti. La ricorrente impugnava il diniego implicito e il riscontro parziale, deducendo la violazione degli artt. 22 e ss. legge n. 241/1990 e dell’art. 25, comma 4, legge n. 241/1990 nonché dell’art. 116 c.p.a., lamentando che l’ostensione parziale frustrasse le proprie esigenze difensive a tutela dell’immagine lesa dalle critiche ricevute nel corso delle assemblee.

La Motivazione della Corte

Il Tribunale ha respinto in via preliminare l’eccezione di inapplicabilità della disciplina sull’accesso, rilevando che la natura privatistica del rapporto di lavoro non oblitera la tutela prevista dagli artt. 22 e ss. legge n. 241/1990. L’accesso, attese le sue finalità di pubblico interesse, costituisce principio generale dell’attività amministrativa e i soggetti legittimati sono individuati in tutti i soggetti privati che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale collegato al documento, a prescindere dal tipo di rapporto che li lega all’ente detentore.

Il Collegio ha quindi verificato la sussistenza dell’interesse in capo alla ricorrente, qualificandolo come concreto, attuale e strumentale in relazione ai documenti relativi alle assemblee dei lavoratori. Ha però richiamato il principio fissato dall’Adunanza Plenaria n. 4 del 18 marzo 2021, secondo cui le finalità dell’accesso devono essere dedotte e rappresentate in modo puntuale e specifico nell’istanza, così da permettere all’amministrazione il vaglio del nesso di strumentalità necessaria tra la documentazione richiesta e la situazione finale controversa. Un generico riferimento a esigenze probatorie e difensive non è sufficiente, dovendosi evitare richieste di ostensione massive e disancorate dalla posizione giuridica da difendere.

Applicando tali principi, il Tribunale ha rilevato che per la maggior parte dei documenti richiesti la ricorrente non aveva specificato la ragione dell’ostensione, limitandosi a invocare la tutela della propria professionalità. Per molti atti non era nemmeno certa l’esistenza, trattandosi di documenti meramente eventuali. L’ostensione è stata pertanto limitata alle sole mail di convocazione delle assemblee, comprensive di intestazioni, data, ora, mittenti e destinatari, in quanto documenti certamente esistenti e direttamente collegati alla posizione da tutelare. Per il resto la domanda è stata rigettata per difetto di strumentalità necessaria. Le spese sono state compensate in ragione del parziale accoglimento.