Accesso agli atti e inesistenza documentale: onere di attestazione formale (TAR Sardegna n. 556 del 20.03.2026)

Principi di diritto (Massima)
In tema di accesso agli atti, l’Amministrazione che asserisca di non detenere la documentazione richiesta è tenuta a renderne formale e univoca attestazione, assumendosene la relativa responsabilità, non essendo sufficienti un generico rinvio ad altra amministrazione, una risposta meramente interlocutoria o una dichiarazione resa dal difensore in giudizio. La circostanza contingente dell’assenza del documento non è opponibile al cittadino quando i documenti richiesti ineriscano alle competenze proprie dell’ente e debbano quindi essere da esso detenuti. L’onere di attestazione formale si impone anche nel caso in cui l’Amministrazione affermi l’inesistenza ovvero l’attinenza della documentazione a un diverso procedimento, ove l’esistenza del documento risulti dimostrata da atti del procedimento. Il diritto di accesso, una volta accertato, comporta l’ordine di ostensione della documentazione, con la possibilità, per l’Amministrazione, di attestare formalmente, con atto espresso e motivato, l’eventuale inesistenza o mancata detenzione dei documenti.

Il Fatto

Alcuni proprietari di un fondo agricolo, interessato da un procedimento espropriativo per la realizzazione di un collegamento ferroviario, presentavano istanza di accesso agli atti volta ad ottenere il progetto definitivo dell’opera e la documentazione relativa alle soluzioni viabilistiche alternative. L’Amministrazione, soggetto attuatore dell’intervento, ostendeva solo parte della documentazione, negando l’accesso al progetto definitivo, asseritamente “in corso di verifica”, e alla documentazione progettuale relativa alle alternative esaminate, dichiarata inesistente o non detenuta.

I ricorrenti impugnavano il diniego parziale dinanzi al TAR, deducendo l’illegittimità del rifiuto. Nel corso del giudizio, l’Amministrazione depositava il progetto esecutivo, ma i ricorrenti insistevano per ottenere anche il documento di fattibilità delle alternative progettuali, trasmesso al Comune, del quale avevano avuto indirettamente notizia.

La Motivazione della Corte

Il TAR ha accolto il ricorso, richiamando il consolidato orientamento giurisprudenziale secondo cui, qualora l’Amministrazione sostenga di non detenere la documentazione richiesta, è tenuta a renderne formale e univoca attestazione, non essendo sufficiente un generico rinvio ad altra amministrazione o una risposta interlocutoria. La circostanza contingente dell’assenza del documento non è opponibile al cittadino quando i documenti richiesti ineriscano alle competenze proprie dell’Amministrazione (Cons. Stato, IV, 9 maggio 2014, n. 2379).

La Corte ha precisato che l’Amministrazione non può sottrarsi all’obbligo di provvedere mediante formule ambigue, né può essere sufficiente una mera dichiarazione del difensore resa nel corso del processo (Cons. Stato, V, 17 agosto 2023, n. 7787; Cons. Stato, IV, 31 marzo 2015, n. 1697). Nel caso di specie, la generica dichiarazione di inesistenza resa dall’Amministrazione è risultata contraddetta dalla documentazione versata in atti, dalla quale emergeva inequivocabilmente l’esistenza del Documento di Fattibilità delle Alternative Progettuali, formato dalla stessa Amministrazione e trasmesso al Comune.

Il TAR ha quindi accertato il diritto della parte ricorrente ad accedere alla documentazione individuata, ordinando all’Amministrazione di consentirne l’ostensione entro trenta giorni, ovvero, in alternativa, di attestare formalmente, con atto espresso e motivato, l’eventuale inesistenza o mancata detenzione degli atti. Il ricorso è stato accolto con condanna alle spese, liquidate in euro 1.500,00 oltre accessori, con distrazione in favore del difensore antistatario.