Accesso agli atti e obbligo di attestazione formale di mancata detenzione documentale (TAR Sardegna n. 382 del 19.02.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’Amministrazione destinataria di un’istanza di accesso documentale che non detenga la documentazione richiesta è tenuta a rilasciare una formale e univoca attestazione di mancata detenzione o inesistenza degli atti, assumendosene la relativa responsabilità. Non è sufficiente un generico rinvio ad altra amministrazione o una risposta meramente interlocutoria, dovendosi ritenere tale comportamento elusivo dell’obbligo di provvedere. Il diritto di accesso, anche in funzione difensiva, trova fondamento nel combinato disposto degli artt. 22 e ss. l. n. 241/1990, dell’art. 35 d.lgs. n. 36/2023 e dell’art. 5 d.lgs. n. 33/2013, e si estende agli atti relativi alla fase di esecuzione dell’appalto.

Il Fatto

La società, aggiudicataria di un lotto relativo alla fornitura di vaccini a uso umano nell’ambito di una convenzione quadro stipulata con la Centrale Regionale di Committenza della Regione Sardegna, riceveva dalla ASL di Oristano un numero di ordinativi sensibilmente inferiore rispetto al fabbisogno atteso. Ritenendo tale riduzione potenzialmente sintomatica di un approvvigionamento alternativo, la società inoltrava alla ASL un’istanza di accesso finalizzata all’ostensione di tutta la documentazione concernente l’utilizzo e l’acquisto di vaccini contro lo pneumococco destinati a soggetti minorenni a far data dall’indizione della gara.

La ASL, con due note, si limitava a invitare l’istante a rivolgersi all’Azienda Regionale della Salute, senza pronunciarsi sulla detenzione dei documenti o sulle ragioni ostative all’accesso. La società insorgeva pertanto davanti al Tribunale Amministrativo Regionale, deducendo la violazione della normativa in materia di accesso e trasparenza e l’elusione dell’obbligo di provvedere, chiedendo l’accertamento del proprio diritto all’ostensione.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha ritenuto il ricorso fondato. La ASL, invitando la ricorrente a rivolgersi ad altro ente senza dichiarare espressamente di non essere in possesso della documentazione, ha adottato un comportamento obiettivamente elusivo dell’obbligo di provvedere sull’istanza di accesso, in contrasto con i principi di correttezza e buona fede di cui all’art. 1, comma 2-bis, l. n. 241/1990.

Secondo il consolidato orientamento giurisprudenziale richiamato dal Tribunale, qualora l’Amministrazione sostenga di non detenere gli atti richiesti, è tenuta a renderne formale attestazione, non essendo sufficiente un generico rinvio ad altra amministrazione (Cons. Stato, sez. IV, n. 2379 del 2014). Tale dichiarazione non può essere sostituita da formule ambigue o da affermazioni rese dal difensore nel corso del giudizio (Cons. Stato, Sez. V, n. 7787 del 2023; Cons. Stato, Sez. IV, n. 1697 del 2015).

I giudici hanno inoltre evidenziato come le stesse difese della resistente, che aveva giustificato l’uso di un diverso vaccino sulla base delle scelte dei sanitari, presuppongano l’adozione di atti interni, anche di natura tecnico-organizzativa, idonei a orientare l’attività dei servizi vaccinali. Tali determinazioni, ove formalizzate, rientrano nel novero della documentazione oggetto dell’istanza di accesso in quanto connesse all’esecuzione della convenzione.

Il Tribunale ha quindi accolto il ricorso ex art. 116 c.p.a., accertando il diritto della società a ottenere l’ostensione della documentazione richiesta, ordinando alla ASL di consentire l’accesso entro trenta giorni dalla comunicazione della sentenza ovvero di attestare formalmente l’eventuale inesistenza o mancata detenzione degli atti. L’Amministrazione è stata altresì condannata al pagamento delle spese di giudizio.