Accesso civico e detenzione dei documenti: rendicontazioni e polizza assicurativa ostensibili (TAR Lombardia n. 2806 del 01.06.2026)

Principi di diritto (Massima)
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi, pur configurandosi come principio generale dell’attività amministrativa finalizzato a favorire la partecipazione e ad assicurare imparzialità e trasparenza, trova un limite materiale e giuridico nella concreta disponibilità che l’Amministrazione abbia della documentazione richiesta. La dimostrazione dell’effettiva esistenza e detenzione del documento grava sulla parte istante, che può assolvervi anche tramite presunzioni o elementi indiziari, ma non attraverso mere supposizioni. Ove l’Amministrazione dichiari espressamente, sotto la propria responsabilità, di non detenere un determinato atto, non residuano margini per ordinarne l’ostensione, non potendosi emettere una statuizione impossibile da eseguire per mancanza del suo oggetto e pertanto inutiliter data. Tale dichiarazione non è però sufficiente quando la documentazione richiesta risulti nella disponibilità dell’ente: la trasmissione di un documento non firmato e non circostanziato, come un foglio excel riepilogativo, ovvero la mera indicazione dell’esistenza di un rapporto assicurativo senza allegazione della relativa polizza, non integra un valido adempimento dell’obbligo ostensivo.

Il Fatto

Il Comune di Como proponeva ricorso avverso la revoca della concessione in uso gratuito dell’area in località San Maurizio, sita nel Comune di Brunate, per il mantenimento del “Faro Voltiano”, nonché avverso il diniego di accesso opposto in relazione a una serie di documenti concernenti la gestione del monumento. In via incidentale, ai sensi dell’art. 116, comma 2, cod. proc. amm., il Comune ricorrente domandava la condanna dell’Amministrazione intimata all’ostensione della documentazione richiesta con istanza del 21.1.2026, relativa al fascicolo integrale del Faro, alla corrispondenza intercorsa tra i tecnici dei due Comuni, alle comunicazioni inerenti alle tariffe di ingresso, alle rendicontazioni annuali delle entrate e delle uscite e alla copia della polizza assicurativa per la responsabilità civile.

Il Comune di Brunate si costituiva, deducendo di aver trasmesso tutta la documentazione reperibile presso il proprio archivio e di aver quindi adempiuto all’obbligo di ostensione, avendo rinvenuto, all’esito di ulteriori ricerche, solo parte degli atti richiesti.

La Motivazione della Corte

Il Collegio ha preliminarmente distinto le diverse classi documentali oggetto dell’istanza di accesso, applicando a ciascuna il regime giuridico proprio. Con riferimento al fascicolo integrale del Faro Voltiano, alla corrispondenza intercorsa dal 2015 tra i tecnici dei due Comuni e alle comunicazioni relative alle tariffe di ingresso, il TAR ha dichiarato, in parte, la cessazione della materia del contendere, essendo l’ostensione sopravvenuta satisfattiva della pretesa azionata, e, in parte, ha respinto la domanda, valorizzando la dichiarazione dell’Amministrazione di aver trasmesso tutti gli atti reperiti e di non detenere ulteriori documenti.

Il giudice amministrativo ha richiamato il consolidato orientamento secondo cui il diritto di accesso trova un limite materiale nella disponibilità della documentazione da parte dell’Amministrazione, gravando sulla parte istante l’onere di dimostrare l’esistenza del documento, seppur per via indiziaria o presuntiva. La dichiarazione del responsabile del servizio, resa sotto la propria responsabilità, circa l’inesistenza di ulteriori atti non è contestabile in giudizio, poiché lo scrutinio su tale attività esorbita dai poteri giudiziali attribuiti al giudice amministrativo; non sarebbe, del resto, possibile ordinare l’accesso a un documento che, per definizione, non esiste, incorrendo in una statuizione inutiliter data.

Diversamente, con riguardo alle rendicontazioni annuali delle entrate e delle uscite e alla polizza assicurativa per la responsabilità civile relativa al Faro, la domanda è stata accolta. Il Comune di Brunate aveva infatti dedotto di aver trasmesso le rendicontazioni con nota del 9.4.2026, ma il documento prodotto, un foglio excel non firmato e recante voci di spesa non circostanziate, non poteva considerarsi equipollente alle rendicontazioni annuali richieste. Analogamente, per la polizza assicurativa, l’Amministrazione si era limitata a trasmettere copia di una e-mail confermativa dell’esistenza della copertura, senza allegare la documentazione contrattuale.

Il TAR ha pertanto ordinato al Comune di Brunate di consentire, entro il termine di trenta giorni dalla comunicazione o notificazione dell’ordinanza, l’accesso alla documentazione richiesta, non essendo contestato che gli atti non rientrassero nei casi di esclusione del diritto di accesso di cui all’art. 24 della legge n. 241/1990. In definitiva, la pronuncia delinea il confine tra la legittima dichiarazione di non detenzione, che preclude l’accoglimento dell’istanza, e l’illecita elusione dell’obbligo ostensivo, che ricorre quando l’Amministrazione, pur disponendo dei documenti, ne ometta una compiuta ostensione mediante mere attestazioni generiche o produzioni documentali non satisfattive della pretesa azionata.