L’accesso agli atti è soddisfatto dalla consegna dei documenti reperibili e dall’accertamento dell’inesistenza degli altri (TAR Abruzzo n. 593 del 01.09.2026)

Principi di diritto (Massima)
L’obbligo di ostensione gravante sulla pubblica amministrazione in materia di accesso agli atti è correttamente assolto quando l’interesse conoscitivo del richiedente risulta soddisfatto sia dalla consegna dei documenti reperibili negli archivi, sia dall’accertamento dell’inesistenza di quelli non rinvenibili, sempre che non emergano elementi concreti, come il numero di protocollo o la data di formazione, idonei a dimostrare che i documenti richiesti esistono e sono stati illecitamente occultati. La mancata consegna di documenti non individuati con precisione non equivale, di per sé, a un rifiuto di ostensione, potendo gli stessi non essere mai stati formati o essere detenuti da altre autorità competenti, come nel caso delle autorizzazioni di polizia. Ne consegue che la cessazione della materia del contendere può essere dichiarata quando l’amministrazione abbia prodotto la documentazione disponibile e dimostrato l’esito negativo delle ricerche.

Il Fatto

Un condominio presentava al Comune un’istanza di accesso ex artt. 22 e ss. legge n. 241/1990, volta a ottenere l’ostensione di una serie di atti amministrativi relativi a un esercizio commerciale di somministrazione di alimenti e bevande, gestito in un locale adiacente al proprio edificio. La documentazione richiesta comprendeva la segnalazione certificata di inizio attività, l’autorizzazione sanitaria, i requisiti professionali del gestore, il certificato di agibilità, le autorizzazioni di pubblica sicurezza e ogni ulteriore provvedimento rilasciato alla società esercente. Decorso il termine di trenta giorni senza riscontro, il condominio proponeva ricorso avverso il silenzio rigetto formatosi sull’istanza.

La Motivazione della Corte

Il Comune, costituitosi in giudizio, depositava la documentazione reperita nei propri archivi, precisando che non risultavano presenti le autorizzazioni di cui agli artt. 68, 69 e 86 del r.d. n. 773/1931, né atti contenenti prescrizioni su capienza, limiti acustici o orari. L’amministrazione chiedeva pertanto la declaratoria di cessazione della materia del contendere, contestata dal condominio, il quale sosteneva che la produzione fosse riferita a un diverso operatore commerciale.

Il TAR ha verificato la rispondenza della documentazione esibita all’istanza, rilevando come l’esercizio commerciale fosse ubicato in un locale già destinato alla ristorazione e gestito dalla società subentrante sulla base di un contratto di affitto d’azienda e di una SCIA in subingresso nelle autorizzazioni rilasciate alla dante causa. Da ciò il Collegio ha desunto che le autorizzazioni originarie seguissero l’azienda e che non fossero necessari ulteriori atti di assenso direttamente intestati al nuovo gestore.

Quanto ai documenti non consegnati, il Tribunale ha osservato che, in assenza di elementi concreti quali numero di protocollo o data di formazione, la mancata ostensione non integra un rifiuto, non potendosi escludere che gli stessi non siano mai stati formati, come nel caso delle autorizzazioni di polizia, o che siano detenuti da altre autorità. L’interesse conoscitivo del richiedente deve pertanto ritenersi soddisfatto sia dalla consegna dei documenti esistenti, sia dall’accertamento della loro inesistenza.

Alla luce di tali considerazioni, la consegna di tutti i documenti reperibili in archivio e collegati all’esercizio commerciale, ancorché solo parzialmente satisfattiva dell’istanza di accesso, ha determinato l’assolvimento dell’obbligo di ostensione, con conseguente cessazione della materia del contendere e compensazione delle spese di lite, giustificata dal considerevole numero di atti richiesti e dall’avvio delle ricerche da parte del Comune prima della notificazione del ricorso.